Verslag Commissie Bestuur en Concernzaken 28 februari 2007

De onderliggende stukken van deze vergadering zijn te vinden op VV vergadering 14 maart 2007

1. Opening

2. Verslag 17 januari en actiepuntenlijst

3. Mededelingen

4. Agendapunten VV 14 maart 2007

4.1 (nr.4) Evaluatie bestuurstructuur

Dit punt komt aan de orde in de informatieve V.V.-bijeenkomst van 21 februari 2007 en zal vóór de commissievergadering nog worden voorzien van een VV.-voorstel, dat zal worden nagezonden.

4.2 (nr. 20 a) Jeugdadviesraad

4.3 (nr. 20 b) Voorlopige resultaten jaarrekening 2006 

5. Overige punten:

5.1. 2e financiële voortgangsrapportage frictiekosten doelmatigheidsonderzoek

6. Rondvraag

7. Sluiting

Verslag

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering om 10.00 uur en heet de aanwezigen welkom.

2. Verslag 17 januari 2007 en aktiepuntenlijst

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld en ondertekend.

De heer Thijssen merkt nog op dat hij in het verslag de discussie over de mogelijk excessieve beloning van de leden van de schadeadviescommissie heeft gemist.

De heer Vegter voegt daaraan toe dat hetzelfde geldt voor de beantwoording van zijn vragen over de financiële consequenties (verminderde meeropbrengst) van de aanpassing van het eigendommenbeleid.

De heer Van Leeuwen mist ook het antwoord op de vraag van de inspreker, de heer Koenen, over het € 0-tarief voor steigers en de fouten, die zijn gemaakt in de verzending van het voorstel aan belanghebbenden. De heer Van Velsen antwoordt dat het tarief als overgangsmaatregel alleen in de eerste periode van de nieuwe tariefstelling wordt gehanteerd en dat de fouten in de verzending aan ongeveer 20 belanghebbenden zijn hersteld.

Naar aanleiding van het verslag komen de volgende onderwerpen aan de orde.

Blz. 5: Breestraat 59

De heer Nomen wijst erop dat het overleg met het Waterschapshuis over de verhuur van Breestraat 59 nog niet is afgerond.

Blz. 8: film Al Gore over klimaatverandering

De heer Nomen deelt mee dat de film is aangeschaft en aan de VV-leden vertoond zou kunnen worden na de lunch op 14 maart a.s. of tijdens de informatieve VV van 9 mei a.s.

Mevr. Van Proosdij, mevr. Langeveld en de heer Vegter geven aan dat zij hechten aan een gezamenlijke gedachtewisseling naar aanleiding van deze film.

Mevr. Oosterloo kan zich daarin vinden, maar vraagt zich wel af of de gedachte­wisseling tijdens dezelfde bijeenkomst zou moeten plaatsvinden. Een en ander moet echter niet te lang worden uitgesteld.

De voorzitter stelt voor dat het College met een voorstel komt om een extra informatieve VV te beleggen, waarop de film kan worden bekeken en aansluitend worden gediscussieerd.

De commissie kan zich hierin vinden.

3. Mededelingen

De heer Nomen geeft in antwoord op vragen, die de heer Vegter in de VV van 31 januari j.l. heeft gesteld over een brand aan boord van een schip in Velzen-Noord. Uit nadere informatie is gebleken dat de betrokken boot in rijkswater lag en dat ook het bluswater uit rijkswater is gehaald. Nu deze calamiteit zich buiten het beheersgebied van Rijnland voordeed en evenmin gevolgen voor Rijnland had, is Rijnland verder niet bij deze zaak betrokken.

De heer Haitjema doet desgevraagd mededeling over de benoeming van de afdelings­hoofden in de nieuwe organisatie, die vorige week vrijdag bekend is gemaakt. Een overzicht van deze benoemingen is bij het verslag gevoegd.

Een viertal zittende afdelingshoofden had geopteerd voor een functie als afdelingshoofd in de nieuwe organisatie, maar is niet benoemd. Het mobiliteitscentrum, dat - onder leiding van de heer Nomen - in het kader van het flankerend beleid voor de invoering van de nieuwe organisatie is ingesteld om boventalligen te begeleiden naar een andere (interne of externe) functie, zal hen gaan begeleiden.

De voorzitter merkt op dat de kosten van nazorg en begeleiding zullen drukken op de post frictiekosten.

De heer Vegter meent dat een en ander ook geld mag kosten: kwaliteit en zorgvuldigheid zijn wat dit betreft belangrijker.

4. Agendapunten VV 14 maart 2007

4.1 nr. 4 Evaluatie commissiestructuur

De voorzitter merkt ter inleiding van dit onderwerp op dat het College zich nog niet over de evaluatie heeft beraden. Het heeft gemeend eerst de discussie in de informatieve VV van 21 februari j.l. en in deze commissie te moeten afwachten. Het College heeft ook gemeend dat dit onderwerp niet in de VV van 14 maart a.s. aan de orde moet komen: hiervoor kan gerust enige tijd worden genomen.

Verder blijkt zijns inziens uit de evaluatie dat de VV-leden zich in hoofdlijn in de vorig jaar gekozen structuur kunnen vinden; slechts op detailpunten zouden wellicht aanpassingen kunnen worden overwogen. Een van die punten - de kwaliteit van de vergaderstukken - wordt nu al opgepakt.

In aanvulling hierop geeft de heer Haitjema aan dat - vooruitlopend op de invoering van de nieuwe organisatie, waarin de bestuursondersteuning onder leiding van de adjunct-secretaris een aparte plaats krijgt - een projectorganisatie onder leiding van de heer Nomen wordt ingericht, die verantwoordelijk wordt voor de verbetering van de kwaliteit van de vergaderstukken. In plaats van sturing op kwaliteit, nadat de stukken al zijn geschreven en aanpassing wegens tijdsdruk vaak niet meer mogelijk is, wordt nu getracht in een vroegtijdig stadium - zelfs voordat de stukken worden geschreven - te komen tot afspraken met de portefeuillehouder over de inhoud en met de projectorganisatie over de vorm. Daarnaast zal de projectorganisatie de stukken aan een eindcontrole onderwerpen.

Mevr. Van Proosdij is van mening dat het College bij het opstellen van wijzigings­voorstellen meer rekening dient te houden met de discussie in de commissies en de stemming beter dient in te schatten. De structuur is volgens haar in grote lijnen in orde; de problemen liggen meer op het gebied van cultuur: het College luistert onvoldoende en mede daardoor is de onderlinge sfeer verslechterd.

De heer Thijssen meent dat de lage respons kan zijn veroorzaakt door het feit dat onvoldoende duidelijk was wat we nu precies wilden meten. Verder constateert hij dat er een probleem is in de bestuurscultuur en vraagt zich af of de oplossing gezocht moet worden in procedures. Hij meent dat men onderling beter moet communiceren.

Mevr. Oosterloo is teleurgesteld over het feit dat slechts 2/3 van de VV-leden de moeite heeft genomen de enquête in te vullen. De structurele en technische punten kunnen wat haar betreft worden opgepakt, wat wellicht ook een bijdrage kan leveren aan verbetering van de cultuur. Zij pleit er verder voor dat de VV zichzelf de spiegel voorhoudt en uitspreekt wat men van elkaar verwacht: misschien komen er dan wel hiaten in het eigen functioneren aan het licht. Het is haar verder opgevallen dat geen van de VV-leden scholing noodzakelijk acht.

Mevr. Langeveld is het hier mee eens. Zij heeft vooral moeite met de sfeer tussen het College en de VV: het College luistert niet en stelt zich hautain op.

De heer Van der Weijden voegt hieraan toe dat de VV - bijvoorbeeld via de vaste en gebiedscommissies - in een eerder stadium bij de beleids­voor­berei­ding zou moeten worden betrokken.

De heer Van Leeuwen is van oordeel dat de structuur op zich goed werkt en dat het echte probleem de cultuur is tussen College en VV. Wat dit laatste betreft ervaart hij een groot verschil met zijn bestuursperiode voor 1-1-2005. Hij vraagt zich vervolgens af of de lage respons niet mede kan zijn veroorzaakt door de vorm van de enquête. Hij heeft geen behoefte aan presentaties, omdat zij teveel tijd kosten en voorbij gaan aan de rol van collegeleden. Beleidsvoorbereiding en besluitvoorbereiding dienen in de commissies plaats te vinden; de VV is besluitvormend en daarin dienen discussies zoveel mogelijk te worden beperkt. Ook zouden eerst de woordvoerders van de categorieën het woord moeten krijgen en pas daarna de andere VV-leden. Tenslotte wijst hij op de afstand, die het College met de VV creëert, alsof er bij waterschappen sprake is van dualisme.

De heer Den Dekker bepleit meer discipline bij de vergaderingen: één woordvoerder per categorie, hamerstukken zonder discussie in stemming brengen en discussies in de commissies niet in de VV herhalen. Stukken dienen zijns inziens in beginsel slechts in één commissie te worden behandeld, al kan hij zich wel voorstellen dat bepaalde stukken zo worden ingericht dat onderdelen daarvan in verschillende vakcommissies aan de orde komen. Verder pleit hij ervoor commissievergaderingen niet langer op hetzelfde tijdstip te laten plaatsvinden.

De heer Vegter is kritisch ten opzichte van de enquête en vraagt zich af of de opzet wel in het College is besproken. De evaluatie dient zijns inziens te gaan over de rol van de VV en de kaders die zij zich daarvoor stelt. Dit komt in de enquête echter niet aan bod.

In reactie op de laatste kanttekeningen herinnert de voorzitter de commissie aan de achtergrond van de enquête. Toen hij aantrad als dijkgraaf was de VV verwikkeld in een slepende discussie over de structuur en toen eenmaal was besloten tot aanpassing is ook besloten tot evaluatie na één jaar. De enquête beoogt niet meer en niet minder dan dit besluit uit te voeren.

De heer Nomen voegt daaraan toe dat de categorievoorzitters nauw zijn betrokken bij de vragen, die in de enquête zijn gesteld: zij konden onderwerpen aandragen.

Vervolgens onderschrijft de voorzitter de opmerkingen, die zijn gemaakt over het “cultuurprobleem” en zou graag suggesties horen hoe hiermee omgegaan zou kunnen worden. Daar waar de enquête aanleiding zou geven tot aanpassing van de structuur zal het College met voorstellen komen.

Mevr. Van Proosdij antwoordt dat er twee trajecten zouden kunnen worden gestart: de geringe aanpassing van de structuur en daarnaast een open gesprek tussen VV en College over de cultuur: het hautaine gedrag van collegeleden, het niet beantwoorden van vragen, het niet samen denken over oplossingen. Wat haar betreft zou de dijkgraaf dit gesprek kunnen leiden.

De heer Vegter meent dat vooral de discussie moet worden aangegaan over het verduidelijken van de rollen van het College en de VV: de bestuurscultuur. Daaraan gekoppeld zou dan gesproken moeten worden over de kwaliteit van de bestuurders in samenhang met wat men als bestuur wil bereiken. Hij pleit ervoor hierbij bijvoorbeeld de afdeling bestuurskunde van de Universiteit (prof. Toonen) in te schakelen.

De heer Van Leeuwen ondersteunt de opmerkingen van de heer Vegter en voegt daaraan toe dat in de toekomst de commissies meer bij de beleidsvoorbereiding moeten worden betrokken en dat de vergaderdiscipline wordt gehandhaafd.

Mevr. Langeveld kan zich goed vinden in een goed gesprek tussen VV en College, maar vraagt daarbij wel aandacht voor het feit dat niet alle VV-leden zich in een grote groep kunnen uitspreken.

Ook mevr. Oosterloo kan zich in dit voorstel vinden. Zij meent dat het vooral van belang is dat bestuurders naar zichzelf kijken: hoe zien de VV-leden hun eigen rol en functioneren in het bestuur en hoe kunnen wij elkaar aanspreken op het functioneren. In de algemene democratie gebeurt dat in de fracties, maar categorieën kunnen daar niet mee gelijk gesteld worden. Daarnaast meent zij dat het noodzakelijk is dat alle VV-leden aan de discussie deelnemen.

De heer Thijssen is het eens met de gedachte van de voorzitter dat het College de besluitvorming over de beperkte aanpassingen van de structuur voorbereidt. Daarnaast zou het College een drie- tot vijftal open acties moeten definiëren en daarvoor een plan van aanpak opstellen. Dit plan van aanpak zou dan in de commissie aan de orde moeten komen.

4.2 nr. 20a Jeugdadviesraad

De heren Van Leeuwen en Thijssen kunnen zich vinden in het opheffen van de Jeugdadviesraad. Laatstgenoemde vindt het stuk zelf wel onbevredigend.

Mevr. Oosterloo is het daar mee eens en voegt daaraan toe dat te zijner tijd de vraag moet worden beantwoord hoe wij kinderen willen betrekken bij het werk van Rijnland. Zij overhandigt een notitie, die zij uit andere hoofde heeft ontvangen over de zgn. Kindergemeenteraad. Deze notitie is bij het verslag gevoegd.

De heer Vegter is geen voorstander van het inrichten van allerlei adviesraden, maar vindt wel dat men zich op educatie moet richten.

De heer Den Dekker meent dat het dan niet alleen moet gaan om Rijnland, maar ook om het belang van water bijv. voor het bedrijfsleven.

De voorzitter antwoordt dat in het communicatiebeleidsplan aandacht wordt besteed aan het aspect van educatie en dat daaraan binnen de afdeling communicatie ook veel wordt gedaan.

Vervolgens constateert hij dat de commissie de conclusie van het College over de opheffing van de Jeugdadviesraad deelt.

4.3 nr. 20b Voorlopige resultaten Jaarrekening 2006

De heer Van Velsen is blij dat de VV zo snel inzicht kon worden gegeven in de resultaten 2006. Nazending daarvan acht hij niet onoverkomelijk.

De heer Van Rijn geeft nog een korte toelichting op het stuk: de punten 16 en 17 van de exploitatierekening, de uitsplitsing naar “veroorzaker” van de lagere investerings­uitgaven en de voorgestelde resultaatbestemming.

De heer Thijssen is van oordeel dat het weliswaar een helder en inzichtelijk stuk is, maar ook dat een verschil van meer dan 10% tussen een begroting en de werkelijke uitgaven niet kan. Vertragingen in de uitvoering kunnen worden ingeschat.

Mevr. Van Proosdij sluit zich bij het laatste aan.

Mevr. Oosterloo voegt daaraan toe dat in de eerste plaats vertraging in de uitvoering moet worden voorkomen.

De heer Van der Weijden vraagt zich af of de vervroegde afschrijving wel door de fiscus zal worden geaccepteerd.

De heren Van Leeuwen en Den Dekker constateren dat Rijnland gezien de onderbesteding zijn ambities niet waar maakt; zijn eigen beleid niet serieus neemt.

De heer Van Velsen wijst in reactie hierop dat de cijfers niet als een verrassing kunnen komen, omdat deze trend ook al in de TURAP was aangegeven. Hij erkent wel dat in de toekomst nauwkeuriger zal moeten worden begroot.

De vervroegde afschrijving rust op twee pijlers: klopt de economische waarde van de objecten nog en gebruiken wij het nog. De fiscus heeft geen bemoeienis met de vervroegde afschrijving; de accountant beoordeelt (vooraf) of Rijnland op dit punt rechtmatig handelt.

De voorzitter onderstreept de noodzaak met realistischer planningen te gaan werken.

De heer Haitjema vult daarop aan dat het hier om een instrumenteel en een cultureel probleem gaat: enerzijds het beter leren plannen van projecten en anderzijds het - anders dan de waterschappen van oudsher gewend zijn - niet langer aanhouden van ruime veiligheidsmarges bij het begroten. De afgelopen twee jaar is er zijns inziens wel sprake van een verbetering.

De commissie concludeert dat het stuk voor kennisgeving kan worden aangenomen.

5. Overige punten

5.1. 2e financiële voortgangsrapportage frictiekosten doelmatigheidsonderzoek

De heer Haitjema geeft aan dat in de voorliggende rapportage voornamelijk de harde kosten (€ 2,4 miljoen) nauwkeuriger zijn begroot. De kosten, die gemoeid zullen zijn met het flankerend beleid, zoals dat in het Sociaal Statuut is neergelegd, worden vooralsnog geraamd op € 10,1 miljoen; pas na de plaatsing van de medewerkers kan er een nauwkeuriger raming, die hoger en lager kan uitvallen, worden opgesteld.

6. Rondvraag

De heer Vegter doet kort verslag van de eerste bijeenkomst van de Reken­kamer­commissie. De commissieleden hebben met elkaar kennisgemaakt en besloten dat de heer Van Leeuwen aan de werkzaamheden van de commissie zal deelnemen en alleen dan mee zal stemmen als een van de leden afwezig is.

De voorzitter wijst er op dat bewust is gekozen voor een bepaalde verhouding tussen interne en externe leden van de commissie en dat deze niet doorbroken mag worden.

De heer Thijssen informeert naar de stand van zaken van het gebruik van koelwater door NUON in de Nieuwe Meer. Hij heeft uit eerdere beantwoording van vragen de indruk overgehouden dat Rijnland geen mogelijkheden had de vergunning te weigeren of daaraan voorwaarden te verbinden.

De voorzitter antwoordt dat de Raad van State de lozingsvergunning heeft vernietigd. Het gaat hier om een nieuwe technologie en Rijnland stond voor het dilemma eerst alles uit te zoeken (wat bij gebrek aan gegeven moeilijk is) of het experiment binnen bepaalde randvoorwaarden (maximaal 0,5º temperatuurstijging) vergunnen. Er was dus geen sprake van dat Rijnland de vergunning ongeclausuleerd moest verlenen.

7. Sluiting

De voorzitter sluit onder dankzegging de vergadering om 12.55 uur.

Vastgesteld in de vergadering van 11 april 2007.