Interne organisatie

Verandertraject
Post en archiefbeheer
Communicatie
Informatievoorziening en automatisering
Personeel en organisatie

Verandertraject

Parallel aan de invoering van het sectorenmodel is Rijnland begonnen met een verandertraject, met als inzet een opener organisatie en uitbreiding van de kring van betrokkenen. Naar aanleiding van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (METEO) is een aantal verbeterplannen opgesteld, met als uiteindelijk resultaat dat Rijnland HOT wordt: Helder, Open en Transparant.

Post en archiefbeheer

Dynamisch archief

In het verslagjaar werden 22.471 poststukken geregistreerd en verwerkt. Daarnaast werden 2930 nieuwe dossiers aangelegd, waarvan 630 van verleende vergunningen en ongeveer 1100 van meldingen in het kader van het lozingenbesluit Open Teelten.
De gedigitaliseerde en gecentraliseerde print- en kopieerfaciliteiten werden op proef uitgebreid met de mogelijkheid van het maken van kleurafdrukken.

Publieksfuncties

De centrale opstelling van de bibliotheekcollecties in de nieuwe behuizing betekende een aanzienlijke verbetering van de raadpleegbaarheid. 191 bezoekers (118 in 1999) brachten gezamenlijk 286 bezoeken aan de studiezaal (254 in 1999).
De maquette van het nieuwe Rijnlandshuis en het model van de buitensluis te Katwijk werden uitgeleend voor een tentoonstelling in het Stadsbouwhuis van de gemeente Leiden. Aan het Haags Historisch Museum werd de Hensbeker uitgeleend voor de tentoonstelling 'Heren van stand'.
Op Open Monumentendag was het Gemeenlandshuis in Leiden opengesteld. Er werden 1160 bezoekers ontvangen.
Voor het Hollands Historisch Magazine werd een artikel geschreven over Rijnlands archieven. Daarnaast werden tekstbijdragen geleverd voor een boekje in het kader van de Leidse Monumentendag.

Statisch archief

Van Rijnlands archieven werd bijna 65 meter bewerkt, waarna tien centimeter overbleef. Daarnaast werd een kleine 55 meter polderarchieven bewerkt, waarvan ruim 21 meter overbleef. Door deze activiteiten werd ongeveer 86 meter archief vernietigd.
Voor de kaartverzameling werden zes planoramakasten aangeschaft.

Restauratie

Ook dit jaar werd de productie nadelig beïnvloed door gevolgen van de verhuizing, waaronder de nazorg voor het Gemeenlandshuis en het ophangen van kaarten en prenten in het Rijnlandshuis. Zes kaarten werden gerestaureerd. Diverse boeken werden gerepareerd of voorzien van een nieuwe band. Drie kaarten in het Gemeenlandshuis werden extern gerestaureerd. Voor verschillende afdelingen werden topografische kaarten opgeplakt. Voor de inliggende waterschappen werden de gebruikelijke werkzaamheden verricht.

Communicatie

De nota Communicatie 2000-2005 is op 5 december door het college vastgesteld.
Verder kwam in 2000 de startnotitie Interne Communicatie gereed.

Educatie en onderwijs

In oktober heeft Rijnland meegewerkt aan een wateronderwijsmiddag voor het voortgezet onderwijs.
Totaal zijn 27 rondleidingen en lezingen verzorgd.

Open Monumentendag

Ter gelegenheid van de Open Monumentendag zijn opengesteld gemaal en Gemeenlandshuis Spaarndam, Gemeen-landshuis Leiden, a.w.z.i. Velsen en zijn verschillende boottochten georganiseerd. Totaal waren er 2000 bezoekers.

Floriade 2002

Het waterschap Groot-Haarlemmermeer, het hoogheemraadschap van Rijnland, de Unie van Waterschappen en het ministerie van Verkeer en Waterstaat hebben de handen ineengeslagen om een gezamenlijke 'waterbeheerdersinzending' te verzorgen met de naam (W)onder-water-land.

Jeugdadviesraad

De hoogste klassen van drie scholen voor het voortgezet onderwijs, afkomstig uit zowel het landelijk als stedelijk gebied binnen Rijnland, hebben leerlingen gekozen in de Jeugdadviesraad. Deze Jeugdadviesaad adviseert de verenigde vergadering gevraagd en ongevraagd over onder meer onderwerpen die voorkomen op de agenda van het bestuur.
Met de Jeugdadviesraad wil Rijnland investeren in kennis en toekomstige kiezers interesseren in het werk van Rijnland. Daarnaast wil Rijnland bijdragen aan de maatschappelijke bewustwording van de jeugd met betrekking tot de werking van de democratie. De Jeugdadviesraad kwam acht maal bijeen.

Communicatieadviezen

Voor dertien projecten - intern en extern - werden communicatieadviezen gegeven. Daarnaast werd voor verschillende projecten een communicatieparagraaf geschreven.

Publieksvoorlichting

Afhankelijk van externe factoren als de belastingcampagne, de toestand van het oppervlaktewater onder invloed van het jaargetijde, schoolprojecten, persberichtgeving en dergelijke werd Rijnland in 2000 gemiddeld tien maal per dag benaderd met publieksvragen.

Media

In 2000 heeft Rijnland wederom veel contact gehad met de media. Zowel op eigen initiatief als op initiatief van de pers waren er ruim 300 perscontacten. In het verslagjaar zijn 42 persberichten uitgegeven met de wateroverlast als zwaartepunt. In 1999 waren dit er 33. Alle berichten zijn op de Website gezet. Tijdens de wateroverlast heeft dit tot goede resultaten geleid: gezien de persberichtgeving en het grote aantal keren dat deze pagina op de site door de media werd bezocht. Veelal is nieuws over lokale zaken via informele contacten aan journalisten van lokale en regionale radio/televisie en schrijvende pers doorgegeven.

Organisatie symposia

Rijnland organiseerde in het verslagjaar drie symposia: 'Water Bepaalt?!', 'Waterbeheer 21e eeuw' en 'Risicovolle riooloverstorten'.

Uitgaven van Rijnland

Samen met het drinkwaterbedrijf PWN en de waterschappen in Noord-Holland heeft Rijnland vier maal een Waterkrant uitgegeven. Rijnland is vertegenwoordigd in de stuurgroep en de redactieraad.
In september 2000 verscheen het personeelsblad de Rijnlander voor het eerst met een nieuwe lay-out.
De nieuwe algemene Rijnlandse brochure De Zaak Water kwam in oktober gereed als opvolger van Wij en het Water.
In september kwamen een brochure en een tentoonstelling rond het Waterbeheersplan gereed.

Ingebruikstellingen

Op de avond van 18 oktober zijn de a.w.z.i.'s Zwaanshoek en Zwanenburg met een lichtspektakel en een theatershow officieel in gebruikgesteld. In het weekend na de ingebruikname zijn beide installaties opengesteld voor het publiek.
In totaal waren er circa 500 bezoekers.

Informatievooziening en automatisering

Na een succesvol verloop van de verhuizing is een nieuwe actie in beeld gekomen, de aanpassing aan de Euro. De voorbereidende werkzaamheden zijn in de loop van het jaar gestart. Het tweede verstrekkende onderwerp is de aansluiting op Internet en de ontwikkeling van een intranet. Dit project heeft de titel 'Rijnl@ndnet' meegekregen.

Project Rijnl@ndnet: het elektronische waterschap

Rijnl@ndnet is de verzamelnaam voor de digitalisering van Rijnland, waaronder vallen internet, intranet, documentair informatie systeem, e-mail, e-agendering, en workflow management systemen. Rijnland streeft in de periode 2000 - 2003 naar:

• verbetering van de dienstverlening en vergroting van de openbaarheid van bestuurlijke processen;
• verbetering van de interne bedrijfsvoering;
• verbetering van communicatie en informatievoorziening tussen bestuur en ambtelijke organisatie;
• verbetering van communicatie en informatievoorziening met andere overheidsorganisaties.

In 2000 heeft de planvormingfase van het project plaatsgevonden, met als resultaat een Masterplan. Dit Masterplan is onderverdeeld in verschillende deelprojecten.
Het deelproject ICT-Infrastructuur richt zich op het realiseren van een bedrijfszekere, toekomstvaste en goed te beveiligen en kosteneffectieve ICT infrastructuur.
Het deelproject Internet stond in 2000 in het teken van verbetering van de informatievoorziening aan de burger (zie verder onder Communicatie). Het deelproject Intranet richt zich vooral op bedrijfsinformatie voor de Rijnlandse medewerker. Daarnaast zorgt de invoering van een organisatiebreed intranet voor een verbeterde communicatie tussen de medewerkers van Rijnland.
Het deelproject Postregistratie continueert de reeds in gang gezette implementatie van een postregistratie- en archiveringspakket. Daarnaast wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn om dit pakket uit te laten groeien tot een totaaloplossing (recordkeepingsystem) voor postregistratie, digitale archivering en workflowmanagement.

Systeemontwikkeling

Op het gebied van systeemontwikkeling is gewerkt aan de vervanging of uitbreiding van een aantal systemen:

• de aanpassing van het belastingsysteem (GIBS) aan
• de nieuwe wijze van mutatieaanlevering van WOZ gegevens (economische waarde);
• vervanging van het postregistratie systeem PORS door het pakket CORSAPOST;
• de vervanging van het laboratoriumsysteem ALA door het pakket STARLIMS;
• de ontwikkeling van een systeem voor de ondersteuning van de afdeling toezicht en controle (CSBB).

Het project met als doel het opstellen van een legger en beheerregister met behulp van een geografisch informatie systeem (GIS) is afgerond. Er is een start gemaakt met de verdere uitwerking van het gebruik van GIS voor de rest van de organisatie (GIS-2).
Naar aanleiding van de GIS-ontwikkelingen is de behoefte ontstaan om naast ander kaartmateriaal te beschikken over een uitgebreide en gedetailleerde kaart voor heel het gebied van Rijnland: de Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN). Het bestuur heeft besloten dit kaartmateriaal aan te schaffen.

Personeel en organisatie

Reorganisatie

Met betrekking tot de voorgenomen integratie van de hoofdafdelingen Werkenbeheer en Projecten is voortgang geboekt: eind 2000 was een conceptorganisatievoorstel gereed.

Personeelsbestand

De formatie van Rijnland bedroeg per 31 december 2000 505 formatie-eenheden. Feitelijk waren in dienst 122 vrouwen en 347 mannen. Hiervan werkten 120 medewerkers (86 vrouwen, 34 mannen) in deeltijd.
Eind 2000 waren er nog 36 vacatures te vervullen.
Rijnland bood aan negen stagiaires (vijf vrouwen, vier mannen) van uiteenlopende studierichtingen een stageplaats. In het verslagjaar maakten 38 medewerkers (acht vrouwen, dertig mannen) gebruik van de individuele studiefaciliteitenregeling.

Het ziekteverzuim bedroeg in het verslagjaar 5,70%;
voor vrouwen was dit 6,60% en voor mannen 5,40% (percentages exclusief zwangerschaps-/bevallingsverlof). In 1999 waren de percentages respectievelijk 6,30%, 8,80% en 5,60%.

  grafiek ziekteverzuim

Opleidingen

In 2000 heeft een groot aantal medewerkers van Rijnland opleidingen gevolgd ten behoeve van hun werkzaamheden of hun persoonlijke ontwikkeling. Het betrof hier zowel meer algemene cursussen, waaronder 'praktisch en slagvaardig leidinggeven' en 'kantoorautomatisering' als specialistische cursussen, zoals 'Statistiek' en 'elektrische veiligheid (NEN 3140)'. Daarnaast vond in het kader van het verandertraject een aantal werkconferenties plaats.
De totale kosten voor opleidingen bedroegen fl. 562.000 (inclusief studiekostenvergoeding).

Introductie nieuw personeel

Op 27 september hield Rijnland voor de twaalfde keer een introductiedag voor de 41 medewerk(st)ers die in het afgelopen jaar bij Rijnland in dienst traden (29 mannen, 12 vrouwen).

Jubilea

In dit verslagjaar vierden zes medewerkers hun 25-jarig overheidsjubileum, zeven medewerkers hun 25-jarig Rijnlands jubileum en vier medewerkers zowel hun 25-jarig overheids- als hun 25-jarig Rijnlands jubileum. Eén medewerker vierde zijn 40-jarig overheidsjubileum.

Uit dienst

Met gebruik van de FPU-regeling verlieten acht medewerkers Rijnlands dienst.
Drie medewerkers verlieten Rijnlands dienst in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd.

Arbeidsomstandigheden

In 2000 is veel gedaan om de arbeidsomstandigheden in het nieuwe hoofdgebouw te optimaliseren. Na de verhuizing is gewerkt aan de nadere afstelling van het systeem voor daglichtsturing, de klimaatbeheersing en de ergonomie. Daarnaast zijn de nodige veiligheidsprocedures opgesteld en geoefend.
In vervolg op de preventieactiviteiten in 1999 is in 2000 veel aandacht besteed aan het voorkomen van klachten die kunnen optreden als gevolg van werken aan beeldschermen ('RSI'). Vlak voor de verhuizing hebben alle medewerkers groepsgewijs voorlichting gekregen over het belang van korte pauzes, afwisseling en het voorkomen van pieken in de werkdruk. En ieder heeft een instructievideo gezien met uitleg over de optimale instelling van stoel, bureau en beeldscherm. Na de verhuizing hebben de medewerkers individueel advies gekregen over de precieze inrichting van de werkplek en is extra aandacht besteed aan medewerkers met (beginnende) klachten.
Voor de buitendiensten zijn aanvullende veiligheidsregels opgesteld op basis van eerder uitgevoerde 'risico-inventarisaties en -evaluaties'. De regels zijn tot stand gekomen in samenwerking met de Arbo-dienst en betrokken medewerkers van de afdeling Werkenbeheer en gebundeld tot een 'Arbo Handboek'. Op 4 oktober heeft het hoofd Werkenbeheer de eerste exemplaren op symbolische wijze overhandigd aan de oudste en de jongste installatiebeheerder. De Arbo-taken en -verantwoordelijkheden van de regiochefs en de installatiebeheerders zijn nader vastgelegd in het functie- en takenboek van Werkenbeheer. Op een Arbo-dag voor installatiebeheerders en voorlieden is uitvoerig aandacht besteed aan de veiligheidszaken.
In 2000 deden zich drie ongevallen voor in de zin van de Arbo-wet. Geen daarvan was ernstig.

Ondernemingsraad

In de verslagperiode vond vijf maal een overlegvergadering plaats. Belangrijke onderwerpen waarover mondeling en/of schriftelijk is gecommuniceerd waren:
nieuwbouw Archimedesweg, het verandertraject, reorganisatie Waterbeheer Zuid Holland, reorganisatie hoofdafdelingen Werkenbeheer en Projecten (inrichting sector Werken), reorganisatie stafafdelingen, CAO (invoering 37-urige werkweek), organieke functiewaardering, kinderopvangregeling, ouderschapsverlofregeling en PC-privé regeling.

Van de OR zijn adviezen ontvangen over:

• reorganisatie Waterbeheer, monstername en hydrobiologisch onderzoek (gestart in 1999);
• organisatie Waterbeheer Zuid Holland (provinciaal onderzoek naar samenwerking);
• fase I WEB/AP (inrichting sector Werken).

Tevens zijn van de OR reacties ontvangen op:

• de evaluatie organisatie FPC/FIN;
• het conceptvoorstel kinderopvang;
• het conceptvoorstel 37-urige werkweek;
• de nieuwe organisatie I&A;
• de internetgebruiksregels en het gebruikersbeleid.

De OR heeft ingestemd met de klachtenregeling ongewenste omgangsvormen. Met het wijzigingsvoorstel van ORFU stemde de OR niet in. Wel heeft de raad een initiatiefvoorstel gedaan.

Ideeëncommissie

In 2000 ontving de Ideeëncommissie 23 ideeën veertien van die ideeën zijn inmiddels ook behandeld, negen ideeën 'lopen' nog.

De veertien ideeën zijn als volgt beloond: vier ideeën met een indieningspremie van fl. 9 50,-, twee ideeën met een beloning van  fl. 150,- en één idee met een beloning van fl. 100,-. Het idee van Pim Boef is op Rijnlands nieuwjaarsreceptie beloond met de maximale beloning van fl. 12.000,- netto.

Het totale aantal ideeën sinds de invoering van de Ideeënbus in 1986, komt daarmee op 210.
De reactivering in 1999 heeft zijn vruchten afgeworpen; er is een flinke stijging in het aantal ideeën ten opzichte van voorgaande jaren.

Personeelsvereniging

Het millenniumjaar 2000 was wederom een succesvol jaar voor de personeelsvereniging. Hoogtepunt vormde de waterschapssportdag. Ruim honderd Rijnlanders zorgden er voor dat de overall-beker (na deze vijf keer te hebben gewonnen) nu definitief in ons bezit is.