Fusie

Inleiding

Het jaar 2004 stond in het teken van de voorgenomen fusie tussen de waterschappen Groot-Haarlemmermeer, De Oude Rijnstromen, Wilck en Wiericke en het hoogheemraadschap van Rijnland. De fusie was op 1 januari 2005 een feit. Er is per 1 januari een nieuwe organisatie ontstaan die ook hoogheemraadschap van Rijnland heet. Dit nieuwe waterschap is een all-in waterschap, dat wil zeggen dat Rijnland het buitenwater keert, het beheer heeft over het waterpeil (kwantiteit) van zowel de polders als de boezem en zorg draagt voor de waterkwaliteit. Het nieuwe waterschap omvat drie districten en heeft een centraal kantoor dat gevestigd is aan de Archimedesweg in Leiden. District Zuid heeft een kantoor in Waddinxveen, District Midden een kantoor in Leiderdorp en District Noord een kantoor in Hoofddorp.

De voorbereiding van de fusie vroeg veel capaciteit. Er moest een compleet nieuwe organisatie geschapen worden, zowel administratief, organisatorisch als technisch. Tijdens het fusieproces is bovendien een vacaturestop ingesteld en om de dagelijkse taken gewoon doorgang te laten vinden moest soms externe capaciteit worden ingehuurd.

Voorbereiding fusie

Ten behoeve van het fusieproces werd een Voorbereidingcommissie in het leven geroepen die bestond uit vertegenwoordigers van de dagelijkse besturen van de betrokken waterschappen. De voorbereidingscommissie had een onafhankelijk voorzitter, Ted Jansen met een secretaris mr. Harry Bruens (voormalig secretaris-algemeen directeur van Rijnland), die op voordracht van de waterschappen door Gedeputeerde Staten waren benoemd. De Voorbereidingscommissie trad op als stuurgroep voor het fusieproces. Ter ondersteuning werd een projectorganisatie opgezet die onder leiding van de secretaris van de Voorbereidingscommissie stond. Een Projectgroep was belast met het daadwerkelijke inrichten van de nieuwe organisatie.

Op 19 mei 2004 trad een nieuwe Projectgroep aan onder voorzitterschap van de toekomstig secretaris-algemeen directeur, ir. Aart Haitjema. De Projectgroep bestond voorts uit de beoogde sectordirecteuren voor de nieuwe organisatie, dr.ir. Liz van Duin, ir. Jan Dirk Heijnis, Wim Nomen en André Bol.

Aanpassingen processen en systemen

Met het vooruitzicht van vier gefuseerde waterschappen, moest er wat automatisering betreft het nodige worden aangepast.

Er was een grootscheepse operatie nodig om het centrale kantoor en de drie districtskantoren in te richten als één centrale technische ICT-omgeving. Hierdoor werd het mogelijk dat alle applicaties en functionaliteiten, ongeacht de locatie, beschikbaar zijn. In het kader van de fusiewerkzaamheden is ook de software voor de kantoorautomatisering weer op het niveau van de laatste versie gebracht. Speciaal aandachtspunt was het op orde houden en brengen van het gewenste beveiligingsniveau tegen virussen en dergelijke. Ook de nodige specifieke informatiesystemen, zoals het belastingsysteem, moesten aan de nieuwe organisatie worden aangepast.

Hetzelfde gold voor de juridische processen, zoals verordeningen. Ook die moesten worden herzien en tot nieuwe, bruikbare verordeningen worden geschreven. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste activiteiten op grond van de voorbereiding van de fusie.

Communicatie

Onder verantwoordelijkheid van de Voorbereidingscommissie is over de fusie volgens een communicatieplan op verschillende manieren gecommuniceerd. De inhoud en de boodschap van de communicatie kwamen voort uit de werkgroepen, de Projectgroep, de Voorbereidingscommissie en het Projectbureau.

Middelen die zijn ingezet waren een eigen website voor de fusie, een maandelijks verschijnende FusieKrant en bijeenkomsten die op geschikte momenten werden georganiseerd. De verschillende fusiepartners hebben daarnaast ook hun eigen communicatiekanalen gebruikt.

Personele zaken

In de eerste maanden van 2004 is de vorm van de nieuwe organisatie vastgesteld en zijn met ondersteuning van de afdelingen P&O alle toekomstige functies beschreven.Ook is in de eerste helft van 2004 begonnen met de procedure om de medewerkers te kunnen plaatsen in de nieuwe organisatie. De colleges van dijkgraaf en (hoog) heemraden van de fusiepartners stelden de volgfuncties vast. Dat zijn nieuwe functies die in een bepaalde mate lijken op de oude functies en die door de medewerkers in de nieuwe organisatie konden worden voortgezet. Directieleden en leidinggevenden hebben naar hun functie gesolliciteerd.

Direct na de zomer hebben de zogenaamde plaatsingscommissies een advies uitgebracht over de plaatsing van medewerkers in vaste dienst. Op basis hiervan zijn door de Voorbereidingscommissie voorlopige plaatsingsbesluiten genomen en eind oktober had iedere medewerker een schriftelijke bevestiging van het voorlopige plaatsingsbesluit.

Aansluitend is in de laatste twee maanden van 2004 gewerkt aan de plaatsing van medewerkers met een tijdelijke aanstelling en is een aanvang gemaakt met de werving voor nog openstaande vacatures.

Begin 2004 zijn de personeelsregelingen van de vier waterschappen geïnventariseerd. Op basis hiervan zijn de onderhandelingen met het BGO (Bijzonder Georganiseerd Overleg) en de GOR (Gemeenschappelijke ondernemingsraad) gestart. Dit heeft eind 2004 geleid tot een onderhandelingsresultaat en daarmee een nieuwe set personeelsregelingen.

Tot slot is in 2004 vanuit de werkgroep P&O veel voorbereidend beleidsvormend werk gedaan. Zo hebben een Arbobeleidsplan en Opleidingsplan vorm gekregen en ook zijn er overeenkomsten met belangrijke partners, zoals een Arbo-dienst en een salarisverwerkend bedrijf afgesloten.

Financiële aspecten

De aanzet tot de fusie had ook gevolgen voor de financiële organisatie. Die moest worden herzien en aangepast. Vóór de fusie moesten de financiële beleidskaders, de meer-jarenraming en de begroting 2005 gereed zijn. Alle noodzakelijke financiële beheersystemen en operationele basisvoorwaarden moesten opnieuw worden vormgegeven. Het lukte deze financiële basis voor de nieuwe organisatie tijdig gereed te krijgen zodat alle noodzakelijke bestuursbesluiten in januari 2005 konden worden genomen.