Van privilegekist tot archiefdepot

Tekst: G.A. Koese

Tekst: G.A. Koese

Rijnland heeft in de achterliggende eeuwen goed zorg gedragen voor zijn archief. Dat blijkt wel uit het omvangrijke Oud Archief Rijnland (OAR), dat over het algemeen in een goede conditie verkeert. Toch zijn de bewaarcondities in de eerste eeuwen van het bestaan van het hoogheemraadschap op geen stukken na te vergelijken met de huidige situatie. In dit artikel een overzicht van de bewaarplaatsen. Van privilegekist tot archiefdepot.

De eerste archiefstukken van het hoogheemraadschap werden bewaard in een houten met ijzer beslagen kist: de privilegekist. Veel archief is er tot grofweg halverwege de 16e eeuw niet geproduceerd. De kist bevatte naast charters wat keuren, resoluties en rekeningen.

Volgens traditie stond hij tot 1535 bij de oudste hoogheemraad thuis. In dat jaar werd Dirck van Broechoven als nieuwe secretaris aangesteld. Hij ging het archief beheren en daarom werd de kist naar zijn huis overgebracht. Meestal was dit ook de plaats waar de hoogheemraden vergaderden.

Sleutel van privilegekist 

 

Een tegenwoordige secretaris heeft altijd toegang tot het archief dat hij beheert. Zo niet secretaris Dirck. Het deksel van de privilegekist was met vier sloten verzegeld. Elke hoogheemraad had een sleutel, zodat de kist nooit buiten medeweten van de andere hoogheemraden geopend kon worden. Een mooi voorbeeld van het belang dat toen al aan de authenticiteit van belangrijke archiefstukken gehecht werd.

Het yseren comptoir

In 1578 kochten de hoogheemraden een patriciërshuis aan de Breestraat in Leiden. Vanaf die tijd zou het huis Gemeenlandshuis gaan heten. Hiermee had Rijnland een vaste residentie, al werd er ook nog wel op andere plaatsen vergaderd. Weer blijkt het belang dat de hoogheemraden hechtten aan een goede archiefzorg, als in hetzelfde jaar al een besluit genomen werd om een brandvrije bewaarplaats aan de Grote Zaal te bouwen. Het 'yseren comptoir', zoals de bewaarplaats genoemd werd, heeft als zodanig tot 1933 dienst gedaan. Het betekende het einde van een decennialang gesjouw met de privilegekist. In een vlaag van trots lieten de hoogheemraden het volgende gedicht op de zware ijzeren branddeur aanbrengen:

 

‘Dit comptoer is hier geset met guet verstant

Jegens ghewelt en brant voor secreete saecken

Doer den hoogen heemraet van Rijnlant

Die ’t metterhant sterck hebben doen maecken.’

 

Houtje touwtje

In de bewaarplaats maakte schrijnwerker Claes Bruynezoon houten pennen, waaraan stukken die op dezelfde zaak betrekking hadden door middel van een touw werden opgehangen. Zo ontstonden de zogenaamde liassen, de voorlopers van de dossiers. Tevens kwamen er een lange tafel, acht krukken, een tafelschel en een loden inktkoker te staan. De eerste studiezaal, zou je kunnen zeggen. Alleen dan wel uitsluitend bedoeld voor intern gebruik… Volgens de Archiefwet van nu zijn overheidsarchieven ouder dan 20 jaar openbaar. Vroeger gold eerder het tegenovergestelde. Archiefstukken die betrekking hadden op bestuurshandelingen werden angstvallig geheim gehouden.

Deze beperkte openbaarheid weerhield de bestuurders van Rijnland er echter niet van om zorgvuldig te waken over het archief. Dit leidde in 1610 tot de bepaling dat zelfs de dijkgraaf en de hoogheemraden geen vrije toegang meer hadden tot de originelen. Alleen de secretaris kon ongehinderd de archiefbewaarplaats in. Als het college stukken nodig had, leverde hij afschriften.

Ruimtegebrek leidt tot charterkamer

In de loop van de 17e eeuw dijde het archief dusdanig uit dat de bewaarplaats te klein werd. Ook na voltooiing van de restauratie van het gemeenlandshuis in 1671 bleef er ruimtegebrek, hoewel al in 1657 nagedacht is over hoe men een ‘beter commoditeyt soude connen maecken in ’t gemeenlantshuys tot bergingh van verscheyde papieren, alsoo het comtoir noch dagelicx aenwast’.

Pas in 1721 werd een kamer ingericht waar archiefstukken werden geborgen waarvoor geen plaats meer was in de bewaarplaats. Deze kamer werd al vlug de ‘charterkamer’ genoemd en bevond zich op de eerste verdieping van het huis. Maar ook deze kamer werd te klein, zodat in 1781 kasten werden getimmerd op de gang. Heel wat minder brandveilig dan het ‘yzeren comptoir’.

Met de Bataafse Omwenteling aan het eind van de 18e eeuw ontstonden andere verhoudingen die leidden tot een archiefbeheer dat sterk afweek van de oude traditie. Van de bepaling dat dijkgraaf en hoogheemraden geen toegang hadden tot de originele archiefstukken bleef niets over. Vanaf 1807 werden stukken tegen reçu uitgeleend en hadden de bestuurders vrij toegang tot de archiefbewaarplaats. Na 1818 ging men ook de zolders gebruiken voor de opslag van archiefstukken. Beide ontwikkelingen kwamen de orde van het archief niet ten goede, maar bevorderden eerder de chaos die er overigens toch al heerste.

Plaquette

 

Archief naar de tuin

Naarmate de jaren vorderden leek de aandacht van Rijnland voor het archief te verslappen. Hier kwam in 1876 verandering in toen dr. ir. E.F. van Dissel benoemd werd tot directeur van de Technische Dienst. Hij bracht het archief regelmatig onder de aandacht van de heren dijkgraaf en hoogheemraden en drong zelfs aan op de bouw van een nieuwe brandvrije archiefbewaarplaats, waarvoor hij al bestektekeningen geschetst had.

Dit plan werd pas verwezenlijkt in de tijd dat Fockema Andreae archivaris was. In 1928 kocht Rijnland een belendend pand aan en in de daarop volgende jaren werd in de tuin van dat pand een nieuwe bewaarplaats gebouwd. In 1934 werd al het archief hiernaar overgebracht. Twintig jaar later kwamen er de eerste rijdende kasten, zodat de bewaarplaats al meer overeenkomsten ging vertonen met de huidige.

Beter klimaat voor oude stukken

In 2000 nam Rijnland een nieuw pand in gebruik aan de Archimedesweg. Hierin zijn drie depots gerealiseerd die voldoen aan de wettelijke richtlijnen zoals die staan geformuleerd in de regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Het voldoen aan deze regels waarborgt de juiste klimatologische omstandigheden, zoals een constante temperatuur (zo’n 17 graden) en luchtvochtigheid (rond de 52%). Met deze kwalitatief uitstekende depots is een langdurige bewaring van Rijnlands archiefschatten gewaarborgd.

 

Archiefdepot