Directiesecretaresse

Beschik jij over een scherpe blik en een goede antenne voor bestuur, omgeving en organisatie? Weet jij om te gaan met bestuurlijke verhoudingen en met (vertrouwelijke) informatie? Staat voor jou professionaliteit hoog in het vaandel en weet je je objectief op te stellen? Ben je proactief en beschik je over een “hands-on” mentaliteit? Dan zijn we op zoek naar jou! 

Wat ga je doen als directiesecretaresse? 

Als directiesecretaresse kom je terecht bij team Bestuurszaken. Dit team ondersteunt de Secretaris-Algemeen directeur in haar brugfunctie tussen bestuur en organisatie. Als team verzorg je de praktische ondersteuning van het (monistische) bestuur en de directie. Je stroomlijnt het besluitvormingsproces, bewaakt de kwaliteit van het bestuurlijke proces en werkt aan het vergroten van de bestuurskracht van ons waterschap. Dit team is het meest trots op hun betrokkenheid: niet alleen bij het proces en de organisatie, maar ook bij elkaar. Team Bestuurszaken bestaat uit bestuursadviseurs (5 medewerkers), het bestuurs- en directiesecretariaat (5 medewerkers) en de teamleider Bestuurszaken. 

In deze gevarieerde rol ondersteun je de directie. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor in- en externe contactpersonen (bufferfunctie) en als klankbord voor de directie. Beheren, organiseren en coördineren zijn sleutelwoorden. Daarnaast is er ruimte voor het nemen van initiatieven, het stimuleren van ideeën en het doen van verbetervoorstellen. Je maakt deel uit van een team dat bestaat uit een drietal directiesecretaresses. Jouw takenpakket ziet er als volgt uit:
  • Je beheert de agenda van de directie en maakt afspraken, rekening houdend met een efficiënte tijdsindeling. Je attendeert de directie op gemaakte afspraken en signaleert wanneer er acties moeten worden ondernomen. Je bereidt deze vergaderingen ook voor en notuleert waar nodig. Ook stel je het jaarlijkse vergaderschema voor DT, DT/centraal management en DT/OR  op en plant deze in;
  • Je bereidt filmopnamen, lezingen, speeches, notities en presentaties voor de directie voor;
  • Je biedt administratieve en/of procedurele ondersteuning bij de uitvoering van beslissingen van de directie. Je schept voorwaarden voor efficiënte werkprocessen. Je bereidt in dat kader de uitvoering van deze beslissingen voor en voert deze, eventueel in samenwerking met anderen, uit;
  • Je controleert documenten op stijl-, taal- en spelfouten;
  • Je selecteert en behandelt binnenkomende mail en post. Je maakt een inschatting van wat je zelf kunt afhandelen en legt andere zaken voor ter bespreking. Je brengt spoedeisende zaken onder de aandacht van de directie en eventuele andere betrokkenen. Je bewaakt en rappelleert mail die niet op tijd wordt beantwoord;
  • Je archiveert (vertrouwelijke) stukken naar eigen beoordeling binnen de geldende richtlijnen voor de organisatie. Je verstrekt stukken op aanvraag en je brengt onderwerpen die van belang zijn op een proactieve manier onder de aandacht van de directie en derden binnen de organisatie;
  • Je onderneemt acties die nodig zijn voor de voortgang. Je houdt actielijsten bij en een jaarlijst met onderwerpen voor het centraal management. Op deze manier geef je inzicht in de voortgang aan de directie en het centraal management. 

Wat vragen wij van jou als directiesecretaresse? 

  • Je hebt minimaal een MBO opleiding als directiesecretaresse;
  • Je hebt mimimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als directiesecretaresse;
  • Je hebt theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal en moderne talen;
  • Digital skills en communicatieve vaardigheden zijn vanzelfsprekend, je vakkennis is up-to-date en je bent een professional pur sang. 
  • Je bent klantvriendelijk, flexibel, samenwerkingsgericht en resultaatgericht;
  • Je bent secuur, gestructureerd, integer en objectief.

Hier mag je op rekenen 

  • Een salaris van minimaal € 2.629,00 en maximaal € 3.510,00 (schaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring;
  • Naast jouw salaris heb je een ruime keuzevrijheid door ons Individueel Keuze Budget ter waarde van 20% van het totale maandsalaris. Hiermee kun je bijvoorbeeld extra verlofuren kopen waarmee je kunt sparen voor een langere tijd vrij, bouwen aan een (nog) beter pensioen of je kunt het gewoon laten uitbetalen als loon. Op fulltime basis kun je per maand 31 extra uren kopen;
  • Aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en daarom bieden we je een persoonlijk opleidingsbudget van € 5.000,00 voor 5 jaar. In 2021 wordt onze cao vernieuwd. De regeling blijft bestaan zolang deze opnieuw in de cao wordt opgenomen;
  • Een zakelijke telefoon en tablet die je ook privé kunt gebruiken;
  • Een werkweek van 32 uur per week waarin je in overleg met jouw leidinggevende zelf kunt bepalen op welke uren je werkt en hoeveel uren je per dag maakt.