Wat doet een... medewerker DHI?

Daphne, jij bent medewerker DHI. Waar staat DHI eigenlijk voor?

Documentaire & historische informatievoorziening. Wij zijn verantwoordelijk voor het beheer van de bibliotheek en van alle documenten die van belang zijn voor de bedrijfsvoering van Rijnland. Het gaat om documenten uit het oude archief vanaf 1255 tot en met nu. Bij archiefstukken denk je al snel aan oude brieven en kaarten, maar het gaat ook om e-mails, databasebestanden en digitale bouwtekeningen. Al die informatie moet op de juiste plek worden bewaard. En als de bewaartermijn verstrijkt, zorgen we dat de informatie wordt vernietigd.

En wat is jouw rol in dit geheel?

We gebruiken verschillende programma's om informatie te bewaren. Ik geef hier uitleg over én ik gebruik de programma's zelf ook. Bijvoorbeeld voor het verwerken van vergunningsaanvragen. Dat vind ik altijd erg leuk om te doen, want je moet er heel precies voor zijn.

Wat vind je het leukste aan jouw rol?

Dat het een hele afwisselende functie is. De ene keer geef ik uitleg aan teams. De andere keer doe ik een stukje accountmanagement. En op weer een ander moment controleer ik of documenten goed zijn opgeslagen. Dat doe ik door te kijken of ze een duidelijke titel hebben, in het juiste dossier zitten en of het documentsoort klopt.

Maar ook het samenwerken met het team DHI is leuk. We stellen doelen waar we in groepjes aan werken. Zo werken we bijvoorbeeld aan een E-depot. Een soort online bibliotheek waar we alle digitale documenten in op kunnen slaan. Zo blijven documenten duurzaam toegankelijk. Het is van belang dat niet alleen Rijnlanders, maar ook mensen van buitenaf bij deze openbare documenten kunnen.

Wat ik ook altijd leuk vind zijn de dagelijkse stand-ups in het team. Dan bespreken we wie wat gaat doen, maar is er ook ruimte om gewoon even bij te kletsen. Zo houd je gelukkig contact met iedereen ondanks dat je toch veel thuis werkt.

Wat draagt jouw werk bij aan het geheel van Rijnland?

Informatie is tegenwoordig een grondstof. Die moet toegankelijk zijn voor iedereen binnen Rijnland. En ook goed vindbaar zijn voor onderzoek. Ook als burgers ergens vragen over hebben, moeten we de juiste informatie verstrekken. Met alle informatie op orde, kun je transparant zijn als overheid.

Dan werk jij vast met veel mensen samen?

Ja, ik heb veel contacten met verschillende personen binnen de organisatie. Ook moet ik soms uitzoeken voor wie een ingekomen poststuk nu eigenlijk bedoeld is. Daarnaast beheren we de mailbox waar collega’s vragen stellen over het werken met documenten.

Wat zijn voorbeelden van innovaties in jouw vakgebied?

Het E-depot waar ik net over sprak is een innovatie. Maar denk bijvoorbeeld ook aan SharePoint. Ook daar spelen we een rol bij in het documentbeheer. We leggen collega’s uit waar ze informatie moeten neerzetten, waar ze het kunnen vinden en hoe ze dat moeten doen.

Een andere innovatie is het digitaal ondertekenen van documenten. Dit zorgt voor minder papieren documenten én vanwege het thuiswerken is dit een mooie stap. In de herfst hebben we hiervoor ValidSign uitgerold. Documenten goed opslaan, op een makkelijke manier voor de gebruikers, is één van onze doelen. Daarom kijken we hoe alles makkelijker kan, sneller kan en wat er geautomatiseerd kan worden.

Wat zou je zelf willen veranderen in jouw vakgebied?

Dat er een applicatie is die informatie automatisch een juiste bewaartermijn, onderwerp etc. toekent. En waarmee je makkelijk ziet waar binnen Rijnland bepaalde informatie zit. Daarom zijn we nu bezig met het maken van een geordend overzicht. Wat staat waar? Dat is een mooi startpunt hoe je straks al die informatie beheert.

Ben je wel eens iets geks tegengekomen?

Handgeschreven brieven van inwoners die ze direct naar de dijkgraaf sturen. Bijvoorbeeld omdat er ergens gebaggerd wordt waar ze het niet mee eens zijn. Daar kan ik altijd wel om lachen.

Februari 2022