Voor het uitvoeren van zijn taken werd het Rijnlandse bestuur ondersteund door een aantal functionarissen. Hierbij speelden vooral de rentmeester en secretaris belangrijke rollen. De rentmeester hield de financiën van het hoogheemraadschap op orde, terwijl de secretaris de administratieve kant onder zijn hoede nam. Het ambt van de secretaris was ontstaan uit de functie van de klerk. Tot ver in de zestiende eeuw werd de secretaris nog onder deze titel aangeschreven. Om het nog iets ingewikkelder te maken, soms werd de functie van secretaris of klerk zelfs gecombineerd met die van de rentmeester.
Daarbij is het vrij lastig om inzicht te krijgen in het precieze takenpakket van een secretaris. Van de rentmeester weten we meer, omdat de taken bij zijn aanstelling op papier werden vastgelegd. De eerste officiële instructies van de secretaris dateren uit het eind van de achttiende en het begin van de negentiende eeuw. Vermoedelijk werden voor die tijd mondelinge afspraken gemaakt bij de benoeming van een secretaris, waarin werd afgesproken hoe hij zich diende te gedragen. Hoe kunnen we dan toch iets zeggen over het takenpakket van de vroegmoderne secretaris?
Uitgebreide declaraties
Functionarissen zoals de secretaris en de rentmeester ontvingen een vast loon of bezoldiging, maar dit was vaak zo laag dat zij op andere manieren hun inkomsten moesten aanvullen. Daarnaast konden zij gemaakte kosten jaarlijks declareren. Hieronder vielen bijvoorbeeld reiskosten en vergoedingen voor het verrichten van bepaalde werkzaamheden. Van ieder jaar werden de inkomsten en uitgaven van het hoogheemraadschap genoteerd, waaraan deze declaraties als bijlagen werden toegevoegd.
Laten we als voorbeeld Dirk van Egmond nemen. In 1588 werd hij benoemd tot secretaris van Rijnland, nadat zijn voorganger kort daarvoor overleed. Ook van hem is er geen specifieke instructie bewaard gebleven. Gelukkig kunnen we veel opmaken uit zijn declaraties. Het overzicht werd onder de titel ‘Declaratie van schrijfloon, ende verdient salarijs van Dirck van Egmond, Clercq van 't heemraetschap van Rijnlant, In saecken 't selve lant ende de conservatie vande Jurisdictie van dien, ende 't gene daer aen cleeft’ aan de jaarrekening over 1597 toegevoegd. Door deze declaraties te bestuderen krijgen we een mooi inkijkje in het vrij uitgebreide takenpakket van deze zestiende-eeuwse secretaris.
Afbeelding 1: Voorpagina van de declaraties van secretaris Dirk van Egmond, 1597.
De functieomschrijving
Hieruit blijkt namelijk dat de secretaris zich vooral bezighield met het schrijven van teksten. Hij ontving de binnengekomen post, bestaande uit verzoekschriften, rapporten en klachten. In overleg met het bestuur stelde de secretaris een reactie op, die door hem werd verstuurd. Ook bereidde Van Egmond de vergaderingen van dijkgraaf en hoogheemraden voor en droeg hij zorg voor het vastleggen van de notulen. Een leuk voorbeeld is de declaratie die de secretaris opnam voor het schrijven van brieven aan enkele hoogheemraden, waarin hij ze aanspoort om hun zegels mee te nemen om tijdens de vergadering een aantal stukken te accorderen. Daarnaast gaf het bestuur of de rentmeester Van Egmond opdrachten om bepaalde stukken te ontwerpen. Het kon bijvoorbeeld gaan om keuren of vonnissen die door het bestuur waren uitgevaardigd, maar ze schakelden de secretaris ook in voor het schrijven van bestekken en overeenkomsten. Hij noteerde bijvoorbeeld op de achterkant van folio 4 het volgende: ‘Gemaect acte voorde Rentmeester Brouchoven, nopende het herthimmeren van t gemeen lantshuijs, sijnde in date den XXV [25] Aprilis XVc zes ende t negentich [1596] comt – VI [6] stuivers.’ Dat het soms om heus monnikenwerk kon gaan, blijkt uit de declaratie die Van Egmond opnam voor het schrijven en tekenen van honderd biljetten voor de rechtsdag die op 1 april 1597 in Leiden gehouden werd. Gelukkig hoefde hij dit niet helemaal alleen te doen: uit andere declaraties blijkt dat hij een team van klerken aanstuurde.
Afbeelding 2: Foto van Rijnlands oudste archiefbewaarplaats, het IJzeren kantoor in het gemeenlandshuis van Rijnland door H. Groenendijk, circa 1950. FOTO-000301
Een groot deel van de declaraties die Van Egmond heeft ingediend gaan over het kopiëren van teksten. Het kwam geregeld voor dat tijdens conflicten of rechtszaken door beide partijen bepaalde stukken werden opgevraagd, gekopieerd en uitgewisseld. Het kon gaan om fragmenten van teksten, in andere gevallen werden gehele documenten overgeschreven. Op de achterkant van folio 7 noteerde Van Egmond dat enkele stukken waren ‘gevonden’ en dat hij daarvan kopieën heeft gemaakt. Het betrof onder andere twee privileges van graaf Willem VI in 1407 (vermoedelijk CHRT-0019) en Philips van Bourgondië in 1437 (CHRT-0037), waarin de rechten en bevoegdheden van Rijnland werden bevestigd.
De secretaris als archiefmedewerker
Uit de declaraties kunnen we ook opmaken dat de secretaris zich ook bezighield met archivering. In het gemeenlandshuis aan de Breestraat te Leiden bouwde men een archiefruimte, dat het IJzeren Comptoir of Kantoor werd genoemd. Hierin werd een privilegekist geplaatst waarin de belangrijkste stukken werden bewaard. Deze kist had vier sloten en acht sleutels, die men onder de hoogheemraden en secretaris verdeelde. Er moesten altijd vier personen aanwezig zijn om de kist te openen, waardoor diefstal werd voorkomen.
Afbeelding 3: Privilegekist, circa 1588. KGV-000139
Hoe de secretaris betrokken was bij het archief, blijkt uit twee doorgestreepte declaraties op de folio’s 23 en 24. Van Egmond schreef dat zijn hoofdklerk van 25 februari tot 18 september 1597 bezig was geweest om in opdracht van dijkgraaf en hoogheemraden alle stukken uit de privilegekist te kopiëren. Volgens een bijgehouden register had de klerk hier 1382 uur aan besteed. De secretaris, die samen met enkele bestuursleden aanwezig moest zijn om de kist te openen, was ook gebleven om de stukken na het kopiëren weer terug te leggen in het IJzeren Comptoir.
Van Egmond was ook bedreven in het lezen van oude handschriften om de middeleeuwse stukken en charters te ontcijferen. Deze kennis gaf hij door aan zijn klerken. Hij was verschillende keren in het gemeenlandshuis geweest om een klerk ‘te onderwijsen, nopende het seer out geschrift der privilegien’. Dit was blijkbaar een hele klus geweest, omdat de stukken ‘naulicx leesbaar sijnde’.
In tegenstelling tot de andere declaraties vermeldde Van Egmond niet welke vergoeding hij voor deze werkzaamheden wilde hebben. Hij liet de hoogtes van beide bedragen over aan de ‘discretie’ van dijkgraaf en hoogheemraden. Volgens een bijgeschreven notitie werd in onderling overleg besproken wat Van Egmond zou krijgen, waardoor de declaraties in het overzicht kwamen te vervallen.
Afbeelding 4: Fragmenten uit de declaraties van secretaris Dirk van Egmond over zijn archiefwerkzaamheden, 1597.
Bronnen
- NL-LdnHHR, Oud Archief Rijnland, inv.nr. 1.1.1/10004b, Bijlagen tot de rekeningen van de gewone en buitengewone omslagen, 1597.
- M. van Tielhof & P.J.E.M. van Dam, Waterstaat in stedenland (Utrecht 2006).
- D.T. Gevers van Endegeest, Het Hoogheemraadschap van Rijnland. Deel 1. De beschrijving (Den Haag 1871).