Servicenormen en bezoekersreglement Studiezaal
Wat kun je van ons verwachten (servicenormen) en wat verwachten we van jou als bezoeker (bezoekersreglement).
Servicenormen
Wij hanteren voor onze dienstverlening de volgende servicenormen, afgeleid van de Servicenormen Archieven 2010 die zijn opgesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN).
- Wij zijn er om u van dienst te zijn. U kunt rekenen op onze hulpvaardigheid en vriendelijkheid.
- Wij stellen u betrouwbare en actuele informatie over onze bronnen en bestanden beschikbaar. Wij denken met u mee en zetten onze kennis en vaardigheden in, zodat u een antwoord kunt vinden.
- Wij zijn bereikbaar via de kanalen zoals aangegeven in onze Servicenormen. Voor direct contact mailt u naar archief@rijnland.net of belt u naar 071-3063071. Bij schriftelijk contact krijgt u binnen twee werkdagen een antwoord of bericht over de verdere gang van zaken.
- Wij bieden een overzicht van onze beschikbare bronnen en bestanden. Wij geven duidelijk aan welke digitaal beschikbaar zijn, zodat u overal en altijd in deze digitale bronnen en bestanden onderzoek kunt doen.
- Als uw antwoord op uw vraag niet bij ons te vinden is, helpen wij u de archiefinstelling te vinden waar uw vraag wel beantwoord kan worden.
- Inzage van originele stukken is mogelijk op onze studiezaal, waar een duidelijk leesbare aanvraagprocedure aanwezig is. Tenzij anders vermeld worden u onze bronnen en bestanden binnen maximaal een half uur na aanvraag ter beschikking gesteld.
- Wij hanteren geen tarieven voor onze reguliere dienstverlening. Gaat uw verzoek onze reguliere dienstverlening of capaciteit te boven, dan zullen we in overleg naar een oplossing hiervoor zoeken.
- Wij staan open voor opmerkingen, wensen en klachten. Opmerkingen en wensen kunt u mondeling of schriftelijk aan ons doorgeven. U helpt hiermee onze dienstverlening te verbeteren. Binnen twee werkdagen wordt met u contact opgenomen naar aanleiding van een opmerking of wens. U kunt klachten indienen volgens onze klachtenprocedure.
Bezoekersreglement
Artikel 1
Bij uw eerste bezoek aan het archief van het hoogheemraadschap van Rijnland moet u een bezoekerskaart invullen. Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt, maar alleen gebruikt voor statistiek en om eventueel contacten te kunnen onderhouden over uw onderzoek. Uw gegevens worden één kalenderjaar bewaard gerekend vanaf uw laatste bezoek. Is uw nieuwe bezoek meer dan een jaar na uw laatste bezoek, dan dient u zich opnieuw in te schrijven.
Artikel 2
Met het ondertekenen van dit Bezoekersreglement verklaart u zich te houden aan de bepalingen daarin.
Artikel 3
Jassen, tassen (hierbij inbegrepen plastic tassen, akte-, dames- en computertassen en mappen groter dan A4) en overige bagage moet u achterlaten in de garderobe en de kluisjes buiten de studiezaal. Losse persoonlijke eigendommen mag u wel meenemen.
Artikel 4
U mag voor het maken van handgeschreven notities alleen gebruik maken van een potlood. Voor digitale verwerking van gegevens is het gebruik van een laptop of tablet ook toegestaan.
Artikel 5
U mag geen huisdieren meenemen in de studiezaal.
Artikel 6
U mag in de studiezaal niet eten, drinken en roken.
Artikel 7
U mag andere bezoekers niet storen door langdurig hardop gesprekken met anderen te voeren of te bellen.
Artikel 8
Ga zorgvuldig om met originele archiefstukken die u raadpleegt. U bent verantwoordelijk voor de door u aangevraagde stukken. Houd u in ieder geval aan de volgende punten:
- Vermijd vouwen of kreuken.
- Gebruik de stukken niet als onderlegger.
- Bevochtig uw vingers niet bij het omslaan van de bladzijden.
- Leun niet op de archiefstukken en zet er geen voorwerpen op.
- Raak de stukken zo min mogelijk met uw vingers aan.
- Probeer niet losse archiefstukken opnieuw te ordenen.
- Gebruik een leeskussen om gebonden delen te steunen.
- Laat de bladen van een archiefstuk niet uitwaaieren.
- Maak geen aantekeningen op de stukken.
- Voeg geen eigen papieren toe.
Artikel 9
- U kunt inventarisnummers aanvragen door een aanvraagbriefje in te vullen. Een instructie daarvoor vindt u op de onderzoekstafels.
- U kunt inventarisnummers aanvragen tot uiterlijk 16.00 uur.
Artikel 10
- U mag geen archiefstukken en dozen op de grond neerzetten, wel op het bovenblad van de onderzoekstafels.
- Als er scans beschikbaar zijn van het inventarisnummer dat u hebt aangevraagd, dan kunt u deze scans op een computer in de studiezaal raadplegen. Het originele stuk mag u in dit geval niet inzien. Mocht u redenen hebben om toch het origineel in te willen zien, dan is het oordeel van de medewerker doorslaggevend.
- Stukken waarvan de materiële staat zich naar het oordeel van de medewerker verzet tegen raadpleging, kunt u niet inzien.
- Na raadpleging dient u de stukken in dezelfde staat en volgorde waarin ze aan u overhandigd zijn, terug te geven aan de medewerker of achter te laten op de onderzoekstafel.
Artikel 11
- U mag archiefstukken fotograferen, met uitzondering van die stukken waarvan de openbaarheid is beperkt en waarvoor u op grond van artikel 15, derde lid van de Archiefwet 1995 schriftelijk toestemming hebt gekregen van het dagelijks bestuur om deze in te zien.
- Fotograferen heeft de voorkeur boven kopiëren. Wilt u toch kopieën, dan kunt u een verzoek indienen bij de medewerker.
- Niet gekopieerd worden: gebonden archiefdelen, perkamenten stukken, stukken groter dan het formaat A3 en stukken die materieel niet in goede staat verkeren.
Artikel 12
- Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming mag u persoonsgegevens over nog levende personen alleen gebruiken voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
- U mag deze alleen publiceren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden en onder de voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens over nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad.
- De verwerking van ‘bijzondere persoonsgegevens’ (persoonsgegevens die iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven betreffen, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging) is aan bijzondere voorwaarden gebonden.
Artikel 13
U bent altijd verplicht de aanwijzingen van de medewerkers op te volgen.
Artikel 14
- Als u weigert zich te gedragen volgens deze voorschriften of de aanwijzingen van de medewerkers, dan kan u onmiddellijk de toegang tot de studiezaal worden ontzegd.
- Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan het dagelijks bestuur u de toegang tot het archief weigeren.
Artikel 15
Als u het niet eens bent met beslissingen van medewerkers die voortvloeien uit dit reglement, dan kunt u een bezwaarschrift indienen bij het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap van Rijnland (t.a.v. College van dijkgraaf en hoogheemraden, Postbus 123, 2300 AD Leiden).
Aldus vastgesteld te Leiden, 30 november 2018
G.A. Koese, waterschapsarchivaris