Onderzoeksprotocol rekenkamer 2024-2030

1. Inleiding

Dit onderzoeksprotocol 2024-2030 beschrijft de richtlijnen die de rekenkamer van het Hoogheemraadschap van Rijnland hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de rekenkamer haar taken uitoefent.

Dit onderzoeksprotocol is gebaseerd op- en is een uitwerking van artikel [13] van het Reglement van orde rekenkamer Rijnland 2024.

Dit onderzoeksprotocol is vastgesteld door de rekenkamer op 24 april 2024, treedt in werking een dag na bekendmaking daarvan en werkt terug tot 6 maart 2024. De rekenkamer heeft dit onderzoeksprotocol na vaststelling ter kennisneming aan het algemeen bestuur van Rijnland gezonden.

Missie en doelstelling

De rekenkamer van het Hoogheemraadschap van Rijnland doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het waterschapsbestuur gevoerde bestuur. Doeltreffendheid betreft de vraag of het met het beleid beoogde doel wordt bereikt. Doelmatigheid gaat over de vraag of het beoogde doel tegen zo gering mogelijke kosten wordt bereikt. Rechtmatigheid betreft de vraag of aan de wet- en regelgeving wordt voldaan.

De Rekenkamer bevordert met haar onderzoek de transparantie van het bestuur en levert een bijdrage aan de publieke verantwoording. Door meer inzicht te geven in de prestaties van het waterschap en als het nodig is aanbevelingen te doen voor de toekomst versterkt de Rekenkamer de positie van het Algemeen Bestuur, ook wel Verenigde Vergadering genoemd. De rekenkamer heeft de overtuiging en de ambitie dat onderzoeken bruikbaar moeten zijn voor Rijnland. Verbeter- en leereffecten staan daarbij centraal. De rekenkamer is onafhankelijk, positief kritisch en geen 'afrekenkamer'.

Betekenis onderzoeksprotocol

Het doel van dit protocol is om waarborg te bieden voor de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer en voor een goed verloop van het gehele onderzoeksproces binnen de organisatie. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht verschaffen in haar werkwijze en hierdoor bijdragen aan de transparante sfeer waarbinnen de rekenkamer haar taken wil uitoefenen.

Aan dit onderzoeksprotocol ligt de Waterschapswet, de ‘Verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Rijnland´ (verder te noemen: verordening) en het reglement van orde ten grondslag.

2. Vier hoofdtypen van onderzoek

De rekenkamer onderscheidt vier hoofdtypen van onderzoek:

Diepgaand onderzoek

Dit is een traditioneel, vrij omvangrijk rekenkameronderzoek, bijvoorbeeld naar de reactie op maatschappelijke ontwikkelingen of bepaalde aspecten van het werk van het hoogheemraadschap. Soms zijn aanwijzingen van problemen aanleiding tot een dergelijk onderzoek. Een diepgaand onderzoek heeft vaak een wat langere doorlooptijd en leidt doorgaans tot een (uitgebreid) onderzoeksrapport.

Kortdurend onderzoek

Dit is een onderzoek met een kortere doorlooptijd, zoals bijvoorbeeld een quick scan. Dergelijk onderzoek is altijd beperkt in tijd, reikwijdte en uitwerking en heeft vaak een verkennend karakter. Een kortlopend onderzoek kan ook gebruikt worden om na te gaan of er voldoende aanleiding is een diepgaand onderzoek uit te voeren.

Rekenkamerbrief

Hiermee vraagt de Rekenkamer expliciet aandacht voor een bepaald onderwerp waarbij zij niet per se een afzonderlijk onderzoek hoeft uit te voeren. Met een rekenkamerbrief kan de Rekenkamer het bestuur ook attent maken op knelpunten of op andere aangelegenheden waar zij ‘tegenaan is gelopen’ of op de ‘bijvangst’ van een onderzoek.

Voortgangsonderzoek

Dit type heeft als doel aan de VV te rapporteren wat er in de praktijk is gebeurd met de aanbevelingen die het bestuur heeft overgenomen uit eerder rekenkameronderzoek en wat het effect daarvan is geweest. De Rekenkamer kan steekproeven doen om een rapportage van D&H over de voortgang van VV-besluiten bij de aanbevelingen van de Rekenkamer te controleren.

3. Keuze van het onderzoeksonderwerp

De rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen het waterschap. Dit betekent dat de rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de verenigde vergadering.

De rekenkamer besteedt daarnaast aandacht aan de afstemming van haar activiteiten met de organisatie. Bestuurlijk zal dit met name gaan via de dijkgraaf en ambtelijk via de secretaris-algemeen directeur (SAD).

In de vergadering van de VV van 6 maart 2024 een klankbordgroep ingesteld. Deze klankbordgroep fungeert tot eind 2024 namens de commissie BOD van de verenigde vergadering als aanspreekpunt en overleggroep voor de Rekenkamer.

De stappen in de selectie van onderzoeksonderwerpen

Stap 1: Samenstellen groslijst

De rekenkamer inventariseert zelf onderwerpen die in aanmerking komen voor onderzoek. Bestuursstukken, begroting, jaarrekening, vakliteratuur en rekenkameronderzoeken van andere waterschappen zijn belangrijke inspiratiebronnen, alsook de periodieke ´bijpraatmomenten´ die de rekenkamer wil houden met afgevaardigden van de ambtelijke organisatie van het Hoogheemraadschap.
Tevens kunnen door iedereen (leden van het algemeen bestuur en burgers) verzoeken om onderzoek te doen worden ingediend. Dit is bekend gemaakt via de website van Rijnland. Alle expliciet inkomende verzoeken worden in de rekenkamer besproken. Als de rekenkamer ervoor kiest om een expliciet bij de rekenkamer ingediend verzoek niet uit te voeren, wijst zij het verzoek gemotiveerd af. Het algemeen bestuur en de verzoeker wordt hierover geïnformeerd.
Daarnaast inventariseert de rekenkamer onderwerpen van de kant van de VV. Hiertoe voert zij jaarlijks een gesprek met de fracties over mogelijke onderwerpen. Op verzoeken van het algemeen bestuur zal in de eerstvolgende AB-vergadering een reactie volgen. Indien nodig kan ook op basis van een formulier door de fractievoorzitters worden aangegeven welke onderwerpen elke fractie van belang vindt om te onderzoeken.

Stap 2: Preselectie van onderzoeksonderwerpen

Aan de hand van de gekozen selectiecriteria (zie hieronder) komt de Rekenkamer op basis van de groslijst tot een preselectie van onderwerpen waarop ze daadwerkelijk onderzoek zou willen uitvoeren. Hierbij zal de rekenkamer ook een prioritering aangeven. Voor deze preselectie door de Rekenkamer vindt afstemming plaats met SAD, de dijkgraaf en de concerncontroller.

Stap 3: Bespreken preselectie met commissie Bestuur Organisatie & Dienstverlening (BOD):

De preselectie van onderzoeksonderwerpen door de Rekenkamer wordt vervolgens besproken met de commissie BOD. Daarbij worden de onderwerpen – zeker de onderwerpen die hoog in de preselectie staan – uitgediept.
Hierbij kan worden gesproken over het met een mogelijk onderzoek te bereiken doel, over het type onderzoek, over de onderzoeksvraag, over de uitvoering en uitvoerbaarheid ervan, over de vraag of het een ex ante (voorgenomen beleid) of ex post (gerealiseerd beleid) onderzoek is, et cetera.

Stap 4: Opstellen onderzoeksprogramma

Na de verzameling en preselectie van mogelijke onderwerpen voor onderzoek stelt de rekenkamer - op basis van stap 3 - een onderzoeksprogramma op met de onderzoeken voor de komende twee jaar. Op verzoeken van de VV (overeenkomstig artikel 97a, lid 2 Waterschapswet: Op verzoek van het algemeen bestuur kan de rekenkamer een onderzoek instellen) neemt de Rekenkamer een gemotiveerd besluit en maakt dit kenbaar aan de VV.

Naast motief voor het onderzoek en het type onderzoek wordt ook een planning van de onderzoeken opgenomen. Het onderzoeksprogramma wordt vastgesteld in de rekenkamer en daarna aangeboden aan en toegelicht in de VV. Onderwerpen uit de preselectie die het onderzoeksprogramma niet halen, worden door de rekenkamer bijgehouden en zullen op een later moment worden meegenomen als stap 1 opnieuw wordt gezet.
Tussentijdse verzoeken om onderzoek vanuit het algemeen bestuur of derden kan de RK, afhankelijk van urgentie en beschikbaar budget, lopende het jaar honoreren. De rekenkamer maakt daar zelf een afweging in.

Selectiecriteria

Bij de keuze van de onderwerpen geldt dat een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de rekenkamer wordt beoogd, passend bij de inzet van onderzoeksmogelijkheden. De rekenkamer kiest op basis van de volgende selectiecriteria:

Het onderwerp dient te passen binnen de taakopdracht en bevoegdheden van de rekenkamer en moet relevant zijn voor het functioneren van het hoogheemraadschap;
Gaan over zaken die door het hoogheemraadschap te beïnvloeden zijn;
Zijn maatschappelijk relevant;
Er is een (potentieel) groot maatschappelijk of financieel belang;
Er is een (potentieel) groot risico m.b.t. het imago van het hoogheemraadschap;
Sluiten aan op de visie, doelen en beleidsprioriteiten van het hoogheemraadschap;
Er zijn signalen/twijfels over de doelmatigheid, rechtmatigheid of doeltreffendheid;
Leveren mogelijk bruikbare leereffecten op voor het hoogheemraadschap;
Zijn onderzoekbaar en leveren een degelijk onderzoeksresultaat op;
Worden (t.z.t.) verspreid over meerdere beleidsterreinen;
Zijn niet onlangs onderzocht door anderen (het dagelijks bestuur uit hoofde van artikel 109a van de Waterschapswet, de accountant of een onderzoeksbureau);
De informatie die het onderzoek moet opleveren is niet via andere, gemakkelijkere of voor de hand liggende weg te verkrijgen.

4. Uitvoeren van onderzoek

De rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek:

Objectiviteit: onpartijdige, niet vooringenomen en gedegen analyse van de bevindingen;
Onderbouwing: conclusies worden genoegzaam onderbouwd door de geconstateerde bevindingen, en zo mogelijk van een normenkader;
Consistentie: eenduidigheid van begrippen en redeneringen;
Controleerbaarheid: de bevindingen zijn navolgbaar te controleren en te staven;
Zorgvuldigheid: onafhankelijk en kwalitatief hoogwaardig onderzoek;
Onafhankelijkheid: geen inmenging door belangen of wensen van derden, waaronder onderzochte personen of organisaties;
Doelmatigheid: heldere afbakening, doelgerichte uitvoering, afgewogen op kosten en baten;
Toegankelijkheid en bruikbaarheid: bondige en toegankelijke informatie in het onderzoeksrapport op een aantrekkelijke wijze gepresenteerd.

Vooronderzoek

Er kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, voordat een onderzoeksvoorstel wordt uitgewerkt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen.

Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de dijkgraaf. Via de dijkgraaf, of een door hem/haar aangewezen functionaris, kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd.

Onderzoeksopzet

Nadat de rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet vast. De rekenkamer werkt met een standaard format voor het onderzoeksvoorstel (zie bijlage X), dat zo nodig specifiek gemaakt wordt voor een onderzoek. In de onderzoeksopzet staat:

Aanleiding, achtergrond onderzoeksvraag
Doel onderzoek
Centrale vraagstelling en op welke subvragen het onderzoek antwoord moet geven,
Globale onderzoeksopzet hoe het zou kunnen worden uitgevoerd (keuze onderzoeksinstrumenten).
Organisatie: tijdspad en inhuur externe expertise (eventueel: welk bureau het onderzoek gaat uitvoeren) en geschatte kosten
Communicatie en informatie (in- en extern).

Daarnaast is er informatie opgenomen ‘rondom’ het onderzoek: het rekenkamerlid dat aanspreekbaar is voor de VV, voor de dijkgraaf en voor de ambtelijke organisatie tijdens het onderzoek en het beoogde tijdstip waarop het onderzoek gereed is. De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisgeving toegezonden aan het algemeen bestuur.

De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Tegelijkertijd wenst de rekenkamer een zekere flexibiliteit te behouden. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan het algemeen bestuur.

Startgesprek

Voor elk onderzoek treedt één (of zo nodig meerdere) van de leden van de rekenkamer op als sparringpartner van het onderzoek en fungeert als klankbord voor (de secretaris van) de rekenkamer. De secretaris bewaakt de dagelijkse voortgang van het onderzoek en vormt het eerste aanspreekpunt.

De eerste stappen van een onderzoek zullen er vaak als volgt uitzien:

Opstellen en vaststellen van de onderzoeksopzet en formuleren concept-onderzoeksvragen.
Definitieve vaststelling onderzoeksvragen.
Opstellen offerteaanvraag (optioneel).
Selectie extern bureau en verlenen opdracht (optioneel).
Informeren van betrokkenen.
Start onderzoek.

De rekenkamer zal de SAD vragen om een ambtelijk contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen. Voordat het onderzoek start, vindt een startgesprek plaats (stap 5). Hierin wordt onderzoeksvoorstel besproken met in ieder geval de aangewezen contactpersoon, de concerncontroller en de manager(s) van de inhoudelijk betrokken afdeling(en).

In het startgesprek zal het voor het onderzoek aangewezen lid van rekenkamer en de projectleider vanuit het extern bureau een toelichting geven op de onderzoeksopzet en -aanpak. In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt. Verder zal in het gesprek ook de communicatie met en de informatie-opvraag vanuit de organisatie besproken worden.

5. Samenwerking met extern bureau

De rekenkamer heeft niet de capaciteit om zelf alle geplande onderzoeken uit te voeren. Hiervoor zal een extern bureau worden ingeschakeld. Voor de selectie van het bureau worden in de aanbesteding tenminste twee bureaus benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren, conform het inkoopbeleid van het waterschap.

De rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op het onderzoeksprotocol van de rekenkamer. Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen.

Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de rekenkamer op basis van de volgende criteria:

Ervaring/deskundigheid van het extern bureau en de onderzoekers;
De uitwerking van de probleemstelling en de operationalisering van de onderzoeksvragen;
De planning en de begroting van het onderzoek;
De wijze waarop de data worden verzameld en geanalyseerd;
De wijze waarop tussentijds wordt gerapporteerd;
De prijs-kwaliteitverhouding.

De externe bureaus zullen bij het offerteverzoek nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor het Hoogheemraadschap van Rijnland. Wanneer dit het geval is en de rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende externe bureau kan worden verstrekt.

De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2018 (AWVODI-2018). De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening.

Het extern onderzoeksbureau neemt de privacyregels conform in acht. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zo nodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Bij de contractvorming met het extern bureau hoort ook een geheimhoudingsverklaring.

Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de rekenkamer worden genomen.

De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen bij minimaal één aangewezen lid van de rekenkamer. De secretaris is verantwoordelijk voor de praktische voortgang van het onderzoek en vormt daarvoor het aanspreekpunt voor het extern bureau.

De vervolgstappen van een onderzoek zien er in principe de volgende:

Periodieke terugkoppeling door onderzoekers aan de rekenkamer.
Voorlopige rapportage (bevindingen) door onderzoekers aan de rekenkamer.
Vaststellen voorlopige rapportage (bevindingen) van de onderzoekers door rekenkamer.

6. Voortgang, dossiervorming en archivering

Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:

De verslagen van interviews worden ter goedkeuring aan de geïnterviewden voorgelegd en hun reactie wordt verwerkt, concept-verslagen worden daarna vernietigd;
De geverifieerde gespreksverslagen zijn enkel ter inzage voor de rekenkamer en zullen vertrouwelijk worden behandeld door het extern bureau en rekenkamer;
Het letterlijk citeren uit verslagen van interviews is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde.
Het extern bureau rapporteert aan het gemandateerd lid van de rekenkamer c.q. de secretaris periodiek over de voortgang, zowel inhoudelijk als qua praktische werkzaamheden;
Het extern bureau houdt een logboek bij waarin relevante ontwikkelingen in het onderzoek worden bijgehouden;
De rekenkamerleden kunnen aanwezig zijn bij de interviews die door het externe bureau worden afgenomen;
De onderzoekers kunnen aanwezig zijn bij de presentatie van het onderzoeksrapport c.q. tijdens een commissiebehandeling;
De rekenkamer krijgt de beschikking over het gehele onderzoekdossier dat door het extern bureau wordt opgebouwd.
Het extern bureau gaat tijdens het onderzoek vertrouwelijk om met de resultaten ervan. (Bij voorkeur is dat van tevoren afgesproken in een geheimhoudingsverklaring, zie hiervoor)
De externe communicatie na afloop van het onderzoek verloopt via de rekenkamer. Verzoeken van derden worden door het extern bureau naar de rekenkamer doorverwezen.

Archivering

De rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoek dossiers, zoals hierboven bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten.

Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo).

7. Onderzoeksrapport

Het uitgangspunt in het onderzoeksrapport is transparantie. Het moet volstrekt helder zijn hoe de rekenkamer tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld.

Bij het opstellen van het onderzoeksrapport wordt de volgende indeling als uitgangspunt genomen:

Samenvatting;
Inleiding: achtergrond, doelstelling en vraagstelling;
Onderzoekaanpak en normenkader;
Feitenonderzoek;
Bevindingen met analyse;
Conclusies en aanbevelingen;
Bijlagen: bronnen.

Het extern bureau levert een onderzoeksrapport op dat “toegankelijk” is gemaakt conform het Besluit digitale toegankelijkheid overheid.

De rekenkamer hecht eraan dat het onderzoeksrapport bruikbaar en werkbaar is in de bestuurs- en uitvoeringspraktijk van het waterschap. In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage.

De rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat deze herkenbaar moet zijn als onderzoeksrapport van de rekenkamer. Het externe bureau dat het onderzoek heeft uitgevoerd wordt in de onderzoeksverantwoording in het rapport vermeld. Elke rapportage van de rekenkamer bevat een verantwoording over de wijze waarop het onderzoek is verricht en de wijze waarop de rekenkamer van haar bevoegdheden gebruik heeft gemaakt.

Zoals aangegeven, bestaat er voor de rekenkamer de mogelijkheid een kortdurend onderzoek/ QuickScan of een rekenkamerbrief op te stellen. Ook dan is een manier van werken en transparantie zoals eerder beschreven van groot belang. De manier waarop een en ander dan echter wordt vastgelegd, kan hierbij verschillen van het bovenstaande (naar bevind van zaken en benodigde snelheid).

8. Wederhoor

De rekenkamer volgt bij diepgaand en bij kortdurend onderzoek voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor. De rekenkamer maakt hierbij dus een onderscheid tussen een technische reactie (feitelijke juistheid en volledigheid) en een bestuurlijke reactie. De vervolgstappen van een onderzoek zien er na vaststellen voorlopige rapportage in principe als volgt uit. De belangrijkste onderdelen worden hieronder verder toegelicht:

Voorlopige bevindingen voor ambtelijk wederhoor
Eventueel aanpassen rapport van bevindingen door rekenkamer.
Toevoegen van conclusies en aanbevelingen door rekenkamer, al dan niet op voorstel van onderzoekers.
Vaststellen conceptrapportage door rekenkamer.
Conceptrapportage voorleggen aan dagelijks bestuur (D&H) voor bestuurlijke zienswijze (bestuurlijke wederhoor).
Bestuurlijke zienswijze D&H en nawoord rekenkamer toevoegen aan conceptrapportage.
Vaststellen definitief rapport door rekenkamer.
Evaluatie

Ambtelijke wederhoor

Voordat een onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de VV wordt het rapport (zonder conclusies en aanbevelingen) eerst voor een technische reactie aan de secretaris-algemeen directeur gestuurd voor ambtelijke wederhoor. Het ambtelijke wederhoor stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun reactie aan de rekenkamer te geven op de juistheid en volledigheid van het conceptonderzoeksrapport. Betrokkenen zijn in elk geval degenen, wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. Na het verstrijken van deze termijn worden op basis van het commentaar gebleken feitelijke onjuistheden in de voorlopige rapportage gecorrigeerd.

Bestuurlijke reactie

Na verwerking van de uitkomsten van het ambtelijke wederhoor stelt de rekenkamer de tekst van het definitieve rapport vast, inclusief haar conclusies en aanbevelingen. Deze versie wordt als concept bestuurlijke rapportage aan D&H gestuurd voor bestuurlijke wederhoor. Het bestuurlijke wederhoor stelt het college in de gelegenheid binnen een door haar te stellen termijn, die drie weken bedraagt, zijn reactie aan de Rekenkamer te geven op de conclusies en aanbevelingen van het conceptonderzoeksrapport.

De bestuurlijke reactie van het D&H wordt integraal opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport of apart ter beschikking gesteld (bijvoorbeeld in een aanbiedingsbrief). Desgewenst wordt een nawoord van de rekenkamer toegevoegd.

Geen wederhoor bij rekenkamerbrieven

Bij rekenkamerbrieven vindt geen formeel wederhoor plaats.

9. Behandeling in de commissie en/of verenigde vergadering

Het definitieve rapport zal inclusief de bestuurlijke reactie en het nawoord worden aangeboden aan het algemeen bestuur, onder gelijktijdige toezending van die bescheiden aan het dagelijks bestuur en aan eventueel bij het onderzoek betrokken organisaties (conform de verordening rekenkamer Rijnland). Het rapport gaat vergezeld van een aanbiedingsbrief waarin wordt ingegaan op het doel, de inhoud en de resultaten van het onderzoek en aanbevelingen van de rekenkamer.

De rekenkamer zal zelf waar mogelijk aansluiting zoeken bij de vergadercyclus van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, zodat er geen ‘momenten’ gemist kunnen worden. De rekenkamer gaat er van uit dat het aan het algemeen bestuur aangeboden rekenkamerrapport eerst wordt geagendeerd voor de desbetreffende vaste commissie(s) en vervolgens ter bespreking en besluitvorming wordt geagendeerd in de vergadering van het algemeen bestuur.

Leden van de rekenkamer zijn in de desbetreffende commissievergadering en/of het algemeen bestuur aanwezig om als dit wenselijk is toelichting te verschaffen op het rapport. De voorzitter van de rekenkamer kan de externe onderzoekers daarbij betrekken.

Rekenkamerbrieven worden verstuurd aan de VV en in principe daar niet besproken.

Het definitieve onderzoeksrapport wordt na bespreking in de vergadering van het algemeen bestuur in overleg met het dagelijks bestuur gepubliceerd door de rekenkamer. De rekenkamer besluit afhankelijk van het onderwerp om wel/niet een persbericht te versturen. Dit persbericht wordt zo nodig opgesteld in overleg met een communicatiemedewerker. Het rapport wordt aan betrokkenen verzonden en het rapport en eventueel het persbericht worden op de website van de rekenkamer geplaatst.

10. Evaluatie

Projectevaluatie

Na afloop van elk onderzoek vindt er in de rekenkamer een evaluatie plaats. In deze evaluatie wordt door de rekenkamer en eventueel het externe bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. In de projectevaluatie wordt door de rekenkamer en het externe bureau teruggeblikt en nagegaan voor welke onderdelen verbeteringen mogelijk zijn. Desgewenst kan de rekenkamer besluiten anderen bij deze evaluatie te betrekken. Eventuele leerpunten worden vastgelegd in het verslag van de vergadering of in een aparte evaluatienotitie.

In de projectevaluatie valt ook het besluit of het onderzoek in aanmerking komt voor een voortgangsonderzoek. Voortgangsonderzoeken worden opgenomen in de groslijst ten behoeve van toekomstige jaarplannen.

Externe effectiviteit (monitoring aanbevelingen) en nazorg

In de Wet versterking rekenkamers is vastgelegd dat het dagelijks bestuur jaarlijks rapporteert over de stand van zaken m.b.t. overgenomen aanbevelingen aan D&H. En dat het monitoren van de opvolging van aanbevelingen die gericht zijn aan het algemeen bestuur bij het AB ligt. De rekenkamer gaat er van uit dat het AB met D&H afspraken maakt over de monitoring en rapportage van overgenomen aanbevelingen die (mede) aan het AB gericht zijn.

De rekenkamer kan wel incidenteel informeren naar de stand van zaken van opvolging van de gedane aanbevelingen aan het AB, immers voor de externe effectiviteit van de rekenkamer is het van belang te volgen wat er met de rapporten wordt gedaan. Artikel 6 van de ‘Verordening rekenkamer Hoogheemraadschap van Rijnland´ voorziet daarin.

De rekenkamer zal elk jaar in haar eerste vergadering na 1 april het door de organisatie aan de VV verstrekte overzicht ook zelf bespreken. Over de conclusies die dit oplevert, kan de Rekenkamer een gesprek voeren met de commissie BOD van de verenigde vergadering, indien gewenst.