Reglement van orde rekenkamer (2024)
1. Vergaderfrequentie
De rekenkamer vergadert zo vaak als zij nodig acht, doch minimaal 2 maal per jaar. Vóór het einde van het jaar wordt voor het volgende jaar een lijst van vergaderdata vastgesteld. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. Ook wordt een extra vergadering uitgeschreven als een meerderheid van de Rekenkamer daartoe verzoekt.
2. Vergaderstukken
De voorzitter stelt de agenda voorlopig vast. De ambtelijk secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken. Ten minste 3 werkdagen voorafgaand aan de vergadering ontvangen de leden de vergaderstukken. Extra vergaderingen in de zin van artikel 1 worden ten minste twee weken tevoren bekend gemaakt. In spoedeisende gevallen kan van de termijnen worden afgeweken.
3. Agenda
De rekenkamer stelt de agenda vast. Op verzoek van een lid kan de rekenkamer een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten wijzigen. Een vast agendapunt is de voortgang van de lopende onderzoeken.
4. Vergoeding leden
De vergoeding voor de leden van de rekenkamer is geregeld in de Verordening rekenkamer hoogheemraadschap van Rijnland (vastgesteld 29 november 2023).
5. Geheimhouding
De rekenkamer vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. De leden van de rekenkamer doen geen inhoudelijke mededelingen naar buiten toe over hetgeen in haar vergaderingen wordt besproken.
6. Vervanging voorzitter
Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door een van de andere leden.
7. Instellen Commissie
- De Rekenkamer kan besluiten om voor bepaalde onderwerpen een commissie in te stellen, bestaande uit een of meer leden van de Rekenkamer.
- Deze commissie wordt belast met de uitvoering van een specifieke opdracht, waarover binnen een vastgestelde periode ter vergadering verslag zal worden uitgebracht.
- Een commissie wordt in elk geval ingesteld ten behoeve van de begeleiding van een onderzoek.
8. Besluiten
Bij de besluitvorming wordt het uitgangspunt van collegiaal bestuur gehanteerd; dat wil zeggen het streven naar consensus. Zo nodig kan tot stemming worden overgegaan, zie artikel 10.
9. Verslag, inclusief actie- en besluitenlijst
Van vergaderingen en bijeenkomsten wordt een verslag met beslispunten en actielijst gemaakt. Na afloop van de vergadering wordt dit verslag gemaakt, dat binnen 2 weken wordt verzonden voor akkoord.
10. Stemming
Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden. De stemming kan schriftelijk gebeuren wanneer daartoe verzocht wordt. Stemmen over personen gebeurt altijd schriftelijk.
11. Geheimhouding
Leden en secretaris van de rekenkamer zijn gehouden aan geheimhouding over wat in haar vergaderingen is besproken.
12. Onderzoeksprotocol
De rekenkamer stelt in een apart document een onderzoeksprotocol op en publiceert die op haar website. Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de rekenkamer hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de rekenkamer haar taken uitoefent.
13. Gedragscode
De rekenkamer stelt in een apart document voor haar eigen handelen een gedragscode op en publiceert die op haar website.
14. Verslag en jaarplan
De Rekenkamer stelt vóór 1 april haar jaarverslag inclusief financiële verslaglegging over het achterliggende jaar vast. Daarnaast stelt de Rekenkamer haar jaarplan vast voor het komende jaar. Beide documenten stuurt de Rekenkamer ter kennisname aan de Verenigde vergadering en aan D&H.
15.Onderzoeksgebied
Uitgangspunt voor de activiteiten van de rekenkamer vormt het beleid dat door de verenigde vergadering is vastgesteld. Het aandachtsgebied van de rekenkamer betreft alle zaken die uit het oogpunt van een effectief, efficiënt en zuinig beheer en uitvoering van beleid en activiteiten van het hoogheemraadschap van belang zijn.
Het werkterrein van de rekenkamer strekt zich uit over alle organen, diensten en gesubsidieerde instellingen waarvan de activiteiten geheel of gedeeltelijk door het hoogheemraadschap worden bekostigd en/of waar het hoogheemraadschap (mede-)zeggenschap over heeft.
16. Functioneren
Voor 1 september van elk jaar beoordeelt de Rekenkamer haar eigen functioneren, haar relatie met de organisatie en haar extern functioneren. Tijdens deze vergadering bespreekt de Rekenkamer tevens het functioneren van de secretaris. De Rekenkamer kan de secretaris verzoeken bij de bespreking van dit onderwerp de vergadering te verlaten.
De voorzitter gebruikt het resultaat van de bespreking voor het voeren van een functioneringsgesprek met de secretaris. Het functioneringsgesprek en de verdere procedure verlopen conform de voorschriften die voor ambtenaren gelden, waarbij de voorzitter als formeel leidinggevende optreedt.
17. Correspondentie
Brieven namens de Rekenkamer worden ondertekend door de voorzitter, voor zover de Rekenkamer niet anders bepaalt.
Ingekomen brieven en andere stukken worden vergezeld van een onder toezicht van de secretaris vervaardigde agenda, zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden gebracht. Persoonlijk gerichte correspondentie wordt direct aan het betreffende lid doorgestuurd.
18. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als 'Reglement van orde rekenkamer hoogheemraadschap van Rijnland'.
19. Slotbepaling
Alles wat niet bij dit reglement is bepaald, kan bij meerderheid van stemmen door de rekenkamer worden geregeld.
Vastgesteld door de rekenkamer in haar vergadering van 30 augustus 2024,
Voorzitter
Evert den Hartog