Een DIJK van een collega: manager projectbeheersing Jeroen van Beek

Bij Rijnland werken er elke dag vele collega’s aan dijkverbeteringsprojecten. Vanuit verschillende afdelingen binnen de organisatie wordt er meegedacht en meegewerkt aan de waterveiligheid van ons gebied. Verspreid over 6 interviewartikelen lichten we de verschillende fases van het dijkverbeteringsproces toe. Dit doen we aan de hand van onze collega’s. Deze keer is het aan onze DIJK van een collega: manager projectbeheersing Jeroen van Beek.

Manager Projectbeheersing

Rijnland is verantwoordelijk voor de waterveiligheid in het gebied en onderhoud daarvoor 1220 km aan regionale dijken, 48 km primaire dijken en ca. 25 noodwaterkeringen. Als manager projectbeheersing is het aan Jeroen de taak ervoor te zorgen dat alle regionale dijkverbeteringsprojecten van begin tot eind zo beheerst mogelijk doorlopen worden.

‘Dat klinkt misschien wat vaag’, vertelt Jeroen, ‘maar kort samengevat is het einddoel om droge voeten te houden. We willen iedere euro belastinggeld zo goed mogelijk besteden, dus willen we grip houden op de kosten en de uitvoeringstijd. Er wordt voor de grap weleens gezegd dat ik het geweten van het hele project ben.'

'Op dit moment lopen er zo’n 55 dijkverbeteringsprojecten. Deze zitten in verschillende fasen, van opstart tot uitvoering. Aan mij de taak om het totaaloverzicht te behouden over alle projecten en om de onderlinge samenhang te bewaken. Ook is het aan mij om een structuur te bedenken zodat alle 55 projecten op dezelfde manier aangepakt worden. Een flinke klus, maar dit doe ik gelukkig niet alleen. Ik werk samen met risicomanagers, planners, kostendeskundigen, projectassistenten en kwaliteitsmanagers.’

Een totaalbeeld creëren

‘Als we een dijkverbeteringsproject starten dan wordt er een raming gemaakt. Hierin staat hoeveel we denken dat het project gaat kosten. Ook maken we een planning van het project: hoelang zijn we bezig totdat we de dijk kunnen opleveren? Dit hangt af van vele factoren, zoals het aantal mensen dat aan de dijk woont, of de dijk afgelegen of in stedelijk gebied ligt en of de gemeente ook nog werkzaamheden wil uitvoeren. Tot slot maken we ook een risicodossier waarin de eventuele risico’s worden beschreven. Deze risico’s kunnen namelijk effect hebben op de uitvoeringstijd of op de kosten. Het is prettig om hier inzicht in te krijgen, zodat ik hier actief op kan sturen en zo de kans op tegenvallers kan verkleinen.

Tijdens een project is het belangrijk dat het bestuur en onze interne opdrachtgever continu op de hoogte zijn van de laatste, relevante informatie. Ik zorg ervoor dat alle informatie bij elkaar komt en er een helder verhaal van wordt gemaakt. Risico’s die zijn opgetreden, wijzigingen, maar ook het totaalbeeld: halen wij alle kilometers dit jaar, maar ook de komende jaren? En blijven we als geheel binnen de budgetten? Dit is ook waar wij op rapporteren.’

Samenwerking

‘Vaak maakt een ingenieursbureau het ontwerp van de dijk en de raming voor ons. Aan mij de taak om deze ramingen te laten toetsen. De kostendeskundige toetst alle berekeningen en zo wordt iedereen ingezet om zijn stuk te controleren en toetsen. Ik kijk mee en behoud het overzicht en de integraliteit tussen de input van techniek, omgeving en contract. Het is belangrijk dat alles een geheel wordt en dat het geen losse eilandjes blijven. We werken toe naar het complete verhaal.

Er wordt in zo’n toetsing heel diep ingegaan op de materie. Er komt zoveel kijken bij een dijkverbetering. Wat er in de raming staat is heel uiteenlopend. Van de kubieke meters klei die nodig zijn voor het verstevigen van de dijk tot de rijplaten die op het gras worden gelegd. Niks blijft onberekend.’

Vastleggen

‘Als dit alles rond is, dan kan het ontwerp in de markt gezet worden, zodat een aannemer het kan gaan uitvoeren. De uitvoeringsplanning van de aannemer wordt ook getoetst en alle geldstromen worden bekeken. Ik spar hierover met de contractmanager: wat wordt er opgenomen in het contract en na welke werkzaamheden krijgt de aannemer bijvoorbeeld een deelbetaling uitbetaald? En gedurende het hele proces blijft voor mij de beheersrol van kracht: ik blijf toetsen of alle betrokkenen zich aan de afspraken houden. Wordt de planning gevolgd? Welke risico’s doen zich voor? Naar welke posten gaat het geld?

Wat misschien niet zo voor de hand ligt is dat er ná uitvoering van een dijkverbeteringsproject ook nog taken liggen. Het hele proces moet worden vastgelegd zodat er over 10 jaar ook nog teruggelezen kan worden wat er precies is gebeurd en hoe het proces en de besluitvorming eruit zagen. Welke risico’s zijn er in kaart gebracht en welke risico’s hebben zich daadwerkelijk voorgedaan? Ook werk ik mee aan het evalueren van projecten. De resultaten hiervan worden ingebracht in nieuwe projecten. Zo kunnen we ervoor zorgen dat projecten in de toekomst beter verlopen.’

Mooie rol

‘Wat mijn rol zo leuk en uitdagend maakt, is dat ik echt een spin in het web ben; ik spreek met veel collega’s, zowel intern als extern. Alles wat invloed heeft op tijd of geld, daar wil ik van op de hoogte zijn. Als mijn functie er niet was, dan kan ik wel zeggen dat er meer fouten gemaakt zouden worden en dat iedereen zou opereren vanaf zijn of haar eigen eilandje. Ik heb dus een mooie en veelzijdige rol! Op hoofdlijnen wil ik alles beheersen. Dat geeft best wat druk, maar dat is ook de uitdaging. Mijn dagen zijn in ieder geval nooit saai.’