Privacyverklaring van het hoogheemraadschap van Rijnland

Op de verwerking van persoonsgegevens is de AVG van toepassing. Daarnaast verwerkt Rijnland in bepaalde gevallen politiegegevens. Op die verwerkingen is niet de AVG, maar de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Voor zover sprake is van verwerking van politiegegevens, gelden de specifieke regels en waarborgen uit de Wpg.

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Rijnland verwerkt, voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslagen dit gebeurt. Ook wordt toegelicht hoe Rijnland met jouw persoonsgegevens omgaat en welke rechten je hebt, zoals het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en het recht van bezwaar (artikelen 15 tot en met 21 AVG), voor zover deze rechten van toepassing zijn.

Persoonsgegevens

Een persoonsgegeven is alle informatie die direct over een persoon gaat of naar deze persoon te herleiden is, bijvoorbeeld naam, adres en woonplaats. Gevoelige gegevens als iemands godsdienst, ras, gezondheid of politieke opvatting worden bijzondere persoonsgegevens genoemd.

Wij verwerken onder andere de volgende (bijzondere) persoonsgegevens:

• naam;
• geboortedatum;
• geslacht;
• adres;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• bankrekeningnummer;
• kenteken.

Persoonsgegevens worden door Rijnland alleen verwerkt als daar een reden (in de AVG heet dit grondslag) en doel voor is. Bijvoorbeeld om sloten in ons gebied te controleren. De voorwaarden staan omschreven in ons Privacybeleid van Rijnland.

Politiegegevens

Rijnland heeft Buitengewoon opsporingsambtenaren (hierna: BOA’s) in dienst. Zij zorgen voor de opsporing van strafbare milieufeiten. Hiervoor kan het noodzakelijk zijn dat Rijnland persoonsgegevens verwerkt. Deze gegevensverwerking moet voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de Wpg.

Naast de hierboven genoemde (bijzondere) persoonsgegevens kan het gaan om:

• gegevens van de Kamer van Koophandel;
• vrachtbrieven;
• documenten;
• foto’s;
• kopie van het legitimatiebewijs;
• verklaringen van de verdachte;
• getuigenverklaringen;
• analyses van monsters.

Rijnland verwerkt persoonsgegevens voor de politietaak alleen als dit noodzakelijk is voor strafrechtelijke handhaving. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

• dagelijkse opsporingstaken, zoals surveilleren;
• gerichte verwerkingen die specifiek betrekking hebben op bepaalde personen of concrete gebeurtenissen, vaak met meerdere opsporingsambtenaren;
• ondersteunende taken voor de hiervoor genoemde werkzaamheden.

Camera’s

Rijnland maakt gebruik van cameratoezicht op en rond zijn gebouwen en terreinen om personen, bedrijfseigendommen en andere eigendommen te beveiligen. Dit omvat onder meer het bewaken van toegangen, zoals de gebouwentree.

De verwerking van camerabeelden vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van Rijnland om de veiligheid van medewerkers, bezoekers en eigendommen te waarborgen (artikel 6, eerste lid, onderdeel f, AVG), dan wel – indien van toepassing – ter uitvoering van een publiekrechtelijke taak (artikel 6, eerste lid, onderdeel e, AVG). Rijnland heeft een belangenafweging uitgevoerd waaruit volgt dat cameratoezicht noodzakelijk is en de inbreuk op de privacy zo veel mogelijk wordt beperkt.

De camera’s zijn zodanig geplaatst en ingesteld dat zij niet méér persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor het doel (artikel 5, eerste lid, onderdeel c, AVG – dataminimalisatie). Camerabeelden worden niet langer bewaard dan nodig. Wanneer zich een incident voordoet, zoals schade, diefstal of een veiligheidsincident, kunnen relevante beelden langer worden bewaard voor afhandeling daarvan, waaronder het doen van aangifte of het voeren van een juridische procedure.

De wijze waarop Rijnland cameratoezicht inzet, de plaatsing van camera’s, bewaartermijnen, toegangsbeperkingen en interne procedures zijn uitgewerkt in het Camerabeleid van Rijnland.

Sollicitanten

Als je bij Rijnland solliciteert, verwerkt Rijnland jouw persoonsgegevens omdat deze nodig zijn voor de sollicitatieprocedure. Bijvoorbeeld om je uit te nodigen voor een gesprek of om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie. Hiervoor kan Rijnland ook gegevens gebruiken die via anderen worden verkregen, zoals vorige werkgevers (op basis van door jou verstrekte informatie).

Rijnland verwerkt hiervoor de volgende persoonsgegevens:

• naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
• geboortedatum;
• geslacht;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• cv;
• motivatiebrief;
• eventueel een foto.

Sollicitaties worden namens Rijnland verwerkt door een extern bedrijf, dat zorgt voor opslag in geschikte systemen en doorgeleiding naar Rijnland. Dit bedrijf bekijkt de inhoud van de sollicitaties niet.

Rijnland bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de sollicitatieprocedure of voor naleving van wet- en regelgeving. Rijnland bewaart persoonsgegevens tot maximaal vier weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming geeft om gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures (maximaal één jaar, waarna opnieuw toestemming wordt gevraagd). Na afloop van de bewaartermijn worden de toegestuurde documenten verwijderd.

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Rijnland beschermt persoonsgegevens tegen verlies, misbruik of onrechtmatig gebruik. Dit gebeurt door technische maatregelen én door te bepalen welke medewerkers toegang hebben tot persoonsgegevens. Toegang tot politiegegevens is beperkt tot de BOA’s en de bevoegde functionaris op grond van de Wpg.

Delen van persoonsgegevens

In sommige gevallen is het noodzakelijk dat Rijnland persoonsgegevens deelt met derden, zoals gemeenten, andere overheidsinstellingen of bedrijven die werkzaamheden voor Rijnland uitvoeren. Met deze partijen sluit Rijnland overeenkomsten over privacy en informatiebeveiliging. Politiegegevens worden uitsluitend gedeeld met de politie of het Openbaar Ministerie (OM).

Delen van jouw gegevens buiten de EER

Voor het delen van persoonsgegevens met derde landen gelden aparte regels. Rijnland mag persoonsgegevens alleen delen met landen die een passend beschermingsniveau bieden. Als dat niet het geval is, mag doorgifte alleen plaatsvinden wanneer een wettelijke grondslag uit de AVG aanwezig is.

Bewaartermijn

Rijnland bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De bewaartermijn hangt af van het doel van de verwerking en de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien de wet niets bepaalt, maakt Rijnland zelf een afweging over de maximale bewaartermijn. Belangrijke documenten, zoals vergunningen, worden langer bewaard conform de Archiefwet. Persoonsgegevens in deze documenten worden geanonimiseerd zodra de bewaartermijn is verstreken.

Voor politiegegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van tien jaar. Daarna worden de gegevens verwijderd.

Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens (AVG)

Je kunt gebruikmaken van jouw rechten door een verzoek in te dienen bij Rijnland. Dit zijn jouw rechten:

1. recht op inzage: op basis van dit recht kan je een kopie ontvangen van de persoonsgegevens die Rijnland van jou verwerkt;
2. recht op vergetelheid (wissing): je hebt het recht om zonder onredelijke vertraging “wissing” van jouw persoonsgegevens te verkrijgen, dit betekent dat, persoonsgegevens worden verwijderd uit de systemen van Rijnland;
3. recht op rectificatie en aanvulling: je hebt het recht om een verzoek tot wijziging van jouw persoonsgegevens in te dienen bij Rijnland;
4. recht op dataportabiliteit: je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij;
5. recht op beperking van de verwerking: je hebt het recht om Rijnland te verzoeken minder persoonsgegevens te verwerken;
6. het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering: je hebt recht op een menselijke blik bij besluiten; dit houdt in dat een besluit dat is genomen door een computer met automatisch verwerkte gegevens, opnieuw wordt beoordeeld door een mens. Wij nemen geen besluiten met automatisch verwerkte gegevens;
7. het recht om bezwaar te maken: je hebt het recht bezwaar te maken bij Rijnland tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
8. het recht om jouw toestemming in te trekken: je kunt jouw toestemming voor een bepaalde verwerking van jouw persoonsgegevens altijd intrekken als toestemming gegeven is;
9. het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hierna: AP): je kunt een klacht indienen bij de AP over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Jouw rechten met betrekking tot politiegegevens (Wpg)

De rechten van betrokkenen in de Wpg wijken af van de AVG. Om gebruik te maken van jouw rechten moet je een schriftelijk verzoek doen dat binnen 30 dagen wordt behandeld. Hieronder volgen jouw rechten:

1. recht op inzage: als je informatie wilt over de doelen en rechtsgrond van de verwerkingen, soort politiegegevens of de bewaartermijnen;
2. recht op rectificatie: onjuiste politiegegevens rectificeren of onvolledige gegevens aanvullen;
3. recht op vernietiging: als jouw gegevens in strijd met de wet worden verwerkt, kan je ons verzoeken om ze te vernietigen. In plaats van de gegevens te vernietigen kunnen wij ze afschermen, als wij niet kunnen vaststellen of de gegevens in strijd met de wet zijn verwerkt of als de gegevens moeten worden bewaard als bewijsmateriaal;
4. het recht om een klacht in te dienen bij de AP: je kunt een klacht indienen bij de AP via hun website over hoe wij met deze gegevens omgaan.

Datalek melden

Ondanks de zorg die Rijnland besteedt aan de beveiliging van persoonsgegevens, kan het voorkomen dat persoonsgegevens verloren gaan of onbedoeld toegankelijk worden voor onbevoegden. In dat geval spreken wij van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek in de zin van artikel 4, onderdeel 12, van de AVG).

Voorbeelden van een datalek zijn onder meer:

• een verloren of gestolen USB-stick of papieren dossier met persoonsgegevens;
• een verloren of gestolen laptop, tablet of smartphone waarop persoonsgegevens zijn opgeslagen;
• ongeautoriseerde toegang tot een overzicht met (bijzondere) persoonsgegevens door medewerkers die deze gegevens niet mogen inzien;
• een brief of e-mail met persoonsgegevens die per abuis naar een verkeerde ontvanger is verzonden.

Indien sprake is van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, meldt Rijnland dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 33 AVG). Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor jou persoonlijk, informeert Rijnland jou hierover onverwijld (artikel 34 AVG).

Denk je dat er sprake is van een datalek waarbij Rijnland betrokken is? Dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij ons te melden via het formulier datalek melden of 071 – 306 30 63. Je kunt dit desgewenst anoniem doen.

Cookies

Rijnland maakt op de website gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij jouw eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. In dit bestand wordt informatie opgeslagen. Met deze informatie kunnen wij jou bijvoorbeeld herkennen als je later deze site weer bezoekt.

Wil je meer weten over het gebruik van cookies? Lees dan onze cookieverklaring.

Functionaris gegevensbescherming (FG)

Bij Rijnland is een Functionaris gegevensbescherming (hierna: FG) in dienst. De FG controleert of wij ons houden aan alle regels die gelden vanuit de AVG en Wpg. Ook geeft de FG advies over de bescherming van persoonsgegevens en politiegegevens en de juiste manier van omgang. De FG doet haar werk onafhankelijk. Rijnland kan haar geen instructies geven over hoe zij haar werk moet uitvoeren. Heb je vragen over jouw persoonsgegevens/politiegegevens en/of het gebruik ervan? Dan kan je contact opnemen met de FG, mevrouw Bianca Steentjes, door te mailen naar privacy@rijnland.net of bellen met 071 – 306 30 63.

Autoriteit Persoonsgegevens

In Nederland is de AP de organisatie die toezicht houdt op het juist toepassen van de regels en wetten die gelden voor privacy. De FG is namens Rijnland de contactpersoon voor de AP. Je kunt ook zelf contact opnemen met de AP. Op de website van de AP lees je hoe en wanneer dat kan: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Verwerkingsverantwoordelijke

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het Hoogheemraadschap van Rijnland is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG en Wpg. Dat betekent dat het college verantwoordelijk is voor het naleven van de AVG en de Wpg.

Contactgegevens

Hoogheemraadschap van Rijnland
Archimedesweg 1 2333 CM Leiden
Postbus 156 2300 AD Leiden

Telefoon: 071 – 306 30 63
E-mail: info@rijnland.net
Website: www.rijnland.net

Klachten?

Rijnland vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt. Als je het niet eens bent met de verwerking of de afhandeling van een verzoek, kan je een klacht indienen.

Eerst bij Rijnland

Via privacy@rijnland.net
of per post aan:
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 156
2300 AD Leiden

Rijnland behandelt jouw klacht binnen één maand (artikel 12 lid 3 AVG), met mogelijke verlenging van twee maanden.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl